Agent d'accueil/Assistant.e administratif.ve - TE 61

Le Te61 est l'autorité concédante pour le service public de la distribution d'énergie électrique pour l'ensemble des communes du département de l'Orne.
Dans le cadre de vos missions vous serez rattaché au service administratif sous l'autorité du Président et de la Secrétaire générale.

Missions principales

Gestion administrative :
Réalisation de divers travaux de bureautique saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, publipostage...).
Gestion de plannings, d'agendas, réservations de salles.
Exécution et suivi des procédures et décisions administratifs.
Enregistrement des factures reçues par courrier pour le service comptabilité.
Interventions diverses sur demande de l'autorité selon les besoins du service.
Suivi des mises à jour Téo : élus, compétences...

Gestion de l'accueil :
Accueil physique et téléphonique des usagers, des élus et correspondants des services.
Gestion du standard.
Gestion du courrier et des courriels et transmission aux services. Enregistrement du courrier arrivée/départ.
Enregistrement des factures reçues par courrier pour le service comptabilité.
Réception, traitement et diffusion de l'information.
Gestion de plannings et agendas.
Interventions diverses sur demande de l'autorité selon les besoins du service.

Gestion de la flotte de véhicules :
Suivi des entretiens véhicules : prise de rdv, dépôt des voitures au garage, suivi des sinistres...
Vérification des assurances.
Réapprovisionnement en équipement obligatoire et suivi annuel.
Commandes et stocks :
Suivi des stocks et réapprovisionnement/
Commande et achats généraux des fournitures, alimentation, produits d'entretien, hygiène...
Réception des commandes et enregistrement des stocks.

Assistance à la gestion de réunions :
Préparation des salles de réunion et de l'accueil « café » en fonction des agendas.
Préparer les modèles de documents nécessaires aux réunions du comité syndical, du bureau syndical, du Comité de Direction, des cadres, de la CSSPL ou tout autre réunion en lien avec les services.
Envoi de documents à la demande du service administratif aux élus : convocation, procès-verbaux...
Suivi des retours de présence et absences des élus.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants.
Classement des délibérations.
Affichage et publication.
Suivi des statistiques des réunions.

Communication :
Aide à l'élaboration de supports de communication.
Gestion des envois : liste de diffusion, publipostage...

Missions annexes

Organisation d'événements internes :
Noël des enfants
Téo'Café
Réunions des élus

Projets interservices :
Participer à la vie générale du syndicat.
Collaboration avec le pôle technique, transition énergétique, communication et comptable.

Autres :
Adaptation à des missions connexes revêtant un caractère annexe ou ponctuel aux missions principales selon les nécessités de service.