Agent d'accueil/Secrétariat - COMMUNAUTE DE COMMUNES DES LACS ET MONTAGNES DU HAUT-DOUBS
Référence : O025250625001697
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Les Hôpitaux-Vieux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services
Poste à temps non complet (35h)
Descriptif du poste
L'agent d'accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des agents et des élus de la communauté de communes. En cela il porte toute l'attention qui doit se dégager de l'établissement public vis-à-vis des usagers quels qu'ils soient. La même attention doit être portée à la qualité de l'accueil physique et la qualité de l'accueil téléphonique.
Il assurera également, et en outre, le secrétariat du DGS.
MISSIONS PRINCIPALES
Orienter avec précision les usagers et les prestataires
Gérer les appels téléphoniques,
Gérer le courrier (affranchissement/distribution)
Gère la gestion des salles de réunions, la gestion des plannings, contribue aux demandes des élus et du DGS sur l'accueil du public (exemple café, boissons...)
Dispatcher les courriers et les mails
Réaliser le secrétariat des différentes réunions des Commissions, Bureau, Conseils Communautaires (Convocations, délibérations, décisions, comptes rendus...)
Lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de la légalité
Gestion de l'état des stocks de fournitures administratives mais pas que.
Préparation de dossiers
Réalisation de mailing
Participe à la communication de la Communauté de Communes
Apporter son soutien au DGS en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers
Rechercher des informations via la lecture de documents et/ou bases de données, restitution
Rédaction de notes ou courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords
Organisation d'évènements internes et externes (réservation et préparation des salles, suivi des listes d'invités, commande des buffets, nettoyage...)
Gérer les réservations du matériel du pôle associatif
Gérer les relations avec les prestataires de téléphonie et d'informatique
Travaux divers de secrétariat....
D'autres missions ponctuelles pourront être confiées
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les usagers
Capacite d'adaptation et de remise en question
Bonne capacité d'expression orale et écrite
Capacité d'organiser son travail selon les priorités
Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Maitrise de la gestion du standard et de la machine à affranchir
Sens du service public
Capacité d'écoute
Disponibilité
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
À propos de l'offre
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CV et lettre de motivation
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 24/08/2025
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Assistante / Assistant de direction
