AGENT D'ADMINISTRATION CONFIRME-SECRETAIRE DU DIRECTEUR GENERAL DE LA FORMATION

La mission principale de la Direction générale de la Formation (DGF) de l’École du génie est de former chaque année près de 1800 stagiaires dans les trois domaines du combat du génie, de la sécurité et des techniques d’opération d’infrastructure (TOI), à travers des enseignements opérationnels, académiques et techniques.
Placé sous les ordres du chef du secrétariat du colonel directeur général de la Formation de l’École du génie, le titulaire du poste doit assurer le fonctionnement normal d’un secrétariat de direction, à savoir :
- suivre le courrier arrivée-départ,
- rédiger des correspondances,
- gérer l’agenda d’une autorité,
- préparer et organiser les déplacements d’une autorité (métropole et international) ;
- participer à l’organisation d’événements et séminaires (visites d’autorités, réunions, prestations…) dans la préparation des correspondances et modalités pratiques.
De plus, il est chargé de contribuer au secrétariat (et d’en assurer le fonctionnement en l’absence de son chef) du cours de perfectionnement des officiers (CPO), afin d’assurer la préparation et la conduite de la vie courante des stagiaires et des contributeurs du cours.
En outre, il doit être en mesure d’assurer le secrétariat de la DGF commandement en l’absence du titulaire du poste.
Assurer l’accueil
Tenir l’agenda
Prendre les rendez-vous auprès des divisions et organismes extérieurs
Récupérer, déposer et suivre le courrier « arrivée/départ » papier et numérique ? Avec le logiciel L-NACRE (ou son successeur) pour ce dernier
Vérifier la mise en forme des dossiers et documents présentés pour signature aux autorités sous couvert de la relecture des commandants de division
Suivre les dossiers et fiches de présentation, ainsi que le système d’indemnisation des sorties terrain des stagiaires et permanents de la direction
Rédiger les ordres de mise en route pour les déplacements et transmettre les justificatifs
Préparer et gérer la correspondance, et les démarches administratives (hébergement et l’alimentation) des stagiaires et intervenants du CPO
Suivre l’état de présence du personnel de la DGF
Appuyer la cellule coordination de la formation dans l’organisation des séminaires, réunions et activités de la direction
Assurer les commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien
Assurer la gestion (mise à disposition et suivi de l’entretien) des véhicules de la direction