AGENT D'ADMINISTRATION

Au sein de la Direction des Systèmes d’Information et du Numérique en Santé (DSIN-S), placé directement sous l’autorité de l’état-major, le secrétariat a un rôle majeur dans le fonctionnement et l’organisation de l’établissement.
Le titulaire du poste est en charge plus spécifiquement des tâches administratives du secrétariat au profit de l’état-major et des divisions, et assure le secrétariat particulier d’une autorité. Il gère les différents agendas. Il assure le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage du courrier. Il connait et applique les règles en matière de protection et de traitement de l’information classifiée. Il traite et met en forme divers documents et veille au respect de la charte graphique en vigueur. Il organise des réunions (planification, disposition du matériel, …), assure le suivi de disponibilité des salles de réunion et gère l’accueil des visiteurs.
L’agent anticipe, organise et prépare les déplacements des autorités.
L’agent de secrétariat accueille, renseigne et oriente ses différents interlocuteurs. Il participe également à la préparation et à la réalisation des activités du service.
Enfin, il assiste la hiérarchie dans l’administration du service, il met à jour différents tableaux de bord et suit le présentiel.
Organiser, traiter et assurer le suivi de l’ensemble des courriers (papier et nemo) en liaison avec les autres membres du secrétariat
Dactylographier des documents, courriers, dossiers divers conformément aux directives en vigueur et à la charte graphique de l’État
Assurer le suivi de disponibilité des salles de réunion de la DSIN-S ainsi que l’accueil des visiteurs
Planifier des réunions /mettre à jour un agenda Outlook
Être en contact avec les autres services du site (vaguemestre, bureau du personnel, SISPE, …)
Gérer les appels téléphoniques du secrétariat
Assurer le suivi de tableaux planning présentiel
Participer à l’organisation des activité du service
Organiser les déplacements des autorités
Organiser fonctionnellement une réunion