AGENT DE SECRETARIAT 1A/31

Placé directement sous l’autorité du commandement des forces terrestres (CFT) de Lille, l’Etat-major de la 3e Division à Marseille est l’un des 2 états-majors permanents de niveau 2 dont dispose le CFT. Il a pour mission prioritaire la mise à pied des systèmes de commandement flexibles et modulaires capables de commander une division de classe OTAN à 3 ou 4 brigades pour des opérations de coercition de haute intensité ou de maitrise de la violence s’inscrivant dans la durée et la stabilité. L’EM 3e DIV est armé par 310 militaires dont 50 femmes : 108 officiers, 121 sous-officiers, 79 militaires du rang ainsi que 18 civils de la défense qui assurent en particulier la vie de l’état-major lors des projections. Il dispose également de 85 réservistes. Il est constitué de 5 divisions et d’une compagnie de transmission divisionnaire.
Travaillant en coordination avec un ou deux secrétaires spécialistes militaires, l'agent de secrétariat est chargé d’assurer les tâches suivantes au profit de l’ensemble de la division et de son personnel d’active et de réserve : traiter le courrier arrivée et départ ; enregistrer et suivre le courrier classifié de défense ; initier et traiter les frais de déplacement du personnel en mission ; assurer la gestion prévisionnelle des absences et tenue à jour de la situation des effectifs ; être l’interface avec les services de l'EM ou GSBdD ; assurer la continuité des activités en l'absence du personnel militaire en mission.
Assurer le suivi des absences (congés, maladies, missions, etc …) et réaliser les mises à jour dans le SIRH CONCERTO.
Assurer l’établissement et le suivi des ordres de mission du personnel de sa division par l’utilisation de FD@LIGNE.
Assurer l’accueil téléphonique et prendre les messages.
Gérer la messagerie officielle de sa division (arrivée et départ) à l’aides des outils LNACRE et NEMO.
Percevoir, conserver, diffuser et détruire la documentation classifiée.
Assurer la suppléance du chef de secrétariat.
Suivre les taches confiés aux autres bureaux pour le chef de div et en faire le compte rendu lors de la réunion de commandement.
Etablir les convocations de réservistes en l’absence du correspondant réserve de la division.
Répondre ponctuellement aux différentes sollicitations des autres entités de l’EM et assurer l’interface.