AGENT DE SECRETARIAT 1C/33

L’Etat-major de la 3e Division à Marseille est l’un des 2 états-majors permanents de niveau 2 dont dispose le CFOT (Commandement de la Force et des Opérations Terrestres). Affecté au secrétariat du cabinet du général commandant la 3e division, le titulaire du poste doit être disponible, posséder une excellente maîtrise de soi, avoir le sens des relations publiques, avoir de bonnes facultés d’adaptation et savoir faire preuve d’une grande discrétion car traitant au quotidien des dossiers à caractère confidentiel.
Du fait de la nature variée des tâches à accomplir et de la diversité des dossiers traités, l’intéressé doit faire preuve d’une grande vivacité d’esprit et d’intelligence de situation, avoir une excellente capacité à assurer le suivi dans la durée et se montrer proactif dans ses domaines de compétences (prise d’initiatives et comptes rendus).
Familles de tâches à accomplir sous l’égide du chef de cabinet :
- Gestion et suivi du personnel du cabinet avec le logiciel CONCERTO et logiciel OASISC ;
- Gestion et suivi du personnel « de réserve » (base réserviste, convocation, ENARO, OASISC…).
- Gestion du courrier entrant et sortant (préparation, mise en conformité, suivi) ;
- Gestion des invitations reçues et envoyées par le COM3DIV et les généraux adjoints ;
- Filtrage et accueil téléphonique ;
- En liaison avec le chef de secrétariat, préparation des déplacements (France et étranger) ;
- Réalisation de documents au profit du cabinet.
Traiter le courrier entrant du cabinet, papier et numérique avec les logiciels de messagerie L-NACRE et OUTLOOK (sur Intradef et Internet).
Exploitation du courrier entrant en fonction des directives données par le COM3DIV et le chef de cabinet.
Gérer et assurer le suivi du personnel du cabinet en termes RH (SPA, CONCERTO, OASISC).
Etablir les demandes de convocation du personnel de réserve du cabinet et en assurer le suivi avec la cellule réserve de l’état-major.
Assurer la mise à jour des listes protocolaires, des invités potentiels et des contacts du COM3DIV.
Prendre les rendez-vous protocolaires auprès des autorités civiles et militaires locales au profit du COM3DIV.
En liaison avec le chef de secrétariat, préparer les déplacements des généraux (ordres de missions, réservations transports et hébergement, prises de rendezvous,…) sur le territoire national ou à l’étranger.
Etablir les ordres de mission des généraux et du personnel du cabinet et en assurer le suivi via FD en ligne.
Participer au fonctionnement du secrétariat des généraux et fournir des travaux au profit du COMSEC et du GAO.
Préparer les listes d’invités pour les réceptions du COM3DIV et proposer les plans de table.
Sur ordre du chef de cabinet, rédiger les notes de service et le courrier sortant.
Assurer l’interface avec les autres secrétariats de l’état-major, mais aussi des unités subordonnées.