AGENT DE SECRETARIAT 1C/33

Placé au sein du commandement de la cyberdéfense (COMCYBER), le centre d’analyse en lutte informatique défensive (CALID) est l’une des unités spécialisées du groupement de la cyberdéfense des Armées (GCA).
Le secrétaire du CALID est chargé d’assister le commandement dans toutes les tâches nécessaires à la réalisation de ses missions.
Il est chargé de l’accueil physique et téléphonique, en étant le point de contact privilégié des autres unités et services.
Il assure la gestion, la mise en forme, la diffusion, l’archivage des documents transmis au secrétariat.
Il traite et conseille en matière de frais de déplacement du personnel du centre.
Il est en charge de la mise à jour de différents fichiers de traitement et de suivi RH du personnel en lien avec le GCA.
Traiter et assurer le suivi de l’ensemble des courriers postaux et numériques (courriel et NEMO) en appliquant les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle.
Vérifier et mettre en forme les documents conformément aux directives en vigueur et à la charte graphique avant présentation à la signature du chef de centre.
Gérer l’agenda du chef de centre, planifier des réunions dans les salles, mettre à jour les agendas via Outlook.
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Assurer la mise à jour, le tri et l’archivage des documents. Mettre à jour les procédures administratives, et en informer les administrés via la communauté de travail du centre (sharepoint).
Assurer la mise à jour des effectifs du centre dans les plannings de la CT, renseigner la SPA, mettre à jour les fichiers RH (Esteve, ARHC), mettre à jour les workflow des SIRH Concerto et Orchestra pour la validation des permissions.
Traiter les demandes d’ordre de mission métropole et international du centre en respectant la réglementation des frais de déplacement en vigueur via le SI FD en ligne, en étant le correspondant administratif du centre.
Effectuer les demandes de prestations (véhicules, fournitures particulières…) via Sillage, à la demande du chef de centre ou du chef de secrétariat.
Organiser des réunions à la demande du chef de centre
Être en contact avec les autres services du site (GCA,807 CTRS, vaguemestre, poste de sécurité…)
Réceptionner et stocker les fournitures de bureau
Veiller au respect des calendriers et des échéances
Organiser la venue des invités du chef de centre (laissez-passer, réservation de salle…)
Faire les invitations des autorités pour des évènements majeurs (ex : PASSCOM du centre)
Préparer les fiches du personnel dans le cadre d’entretien individuel avec le chef de centre
Participer aux réunions sur désignation du chef de secrétariat pour la prise de note et rédaction des procès-verbaux.