AGENT DE SECRETARIAT 1C/33
Référence : DEF_19-00045687
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Etat-major des armées
- Localisation : 60 BOULEVARD DU GENERAL MARTIAL VALIN 75015 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le Centre Interarmées de Coordination du Soutien (CICoS) est un organisme interarmées (OIA) placé sous la tutelle du sous-chef Appui-Environnement de l'état-major des armées (EMA). C’est un organisme multi-sites comprenant une portion centrale située à Balard (Paris XV), 37 états-majors de base de défense (EM BdD) en métropole et 7 états-majors à l’Etranger et en Outre-mer. Il a trois missions principales : assurer la coordination du soutien au sein des bases de défense, coordonner et favoriser la mise en œuvre locale des politiques ministérielles et assurer la planification de l’appel à soutien national. Dans ce cadre, il est engagé dans une démarche permanente d’évolution du soutien des formations et des ressortissants du MINARM.
Le titulaire du poste est en charge de diverses tâches de secrétariat permettant le fonctionnement de l’état-major du CICoS central, telles la gestion du courrier, le contrôle de conformité des dossiers soumis à la signature du COMCICoS, fonction Assistant CHORUS DT, gestion des temps pour le personnel militaire et administrateur du SI GAT (Gestion des Absences du Travail), tenue et réservation des salles de réunion, commandes de fournitures.
Il peut être amené à suppléer le secrétariat de sécurité et le secrétariat de direction durant les périodes d’absence.
- Assurer la distribution et la gestion du courrier arrivé et départ dans NÉMO, Elise, et CR@IL ;
- Référent Management de l’information tête de chaîne pour l’ensemble de la chaîne CICoS ;
- Assurer de la mise en forme de la charte graphique sur l’ensemble des documents ;
- Assurer les fonctions de vaguemestre ;
- Faire les demandes d’accès Télémaque au profit du commandement (badges visiteur) ;
- Faire les demandes de carte d’accès à validité temporaire non accompagné et carte des agents extérieurs au ministère ;
- Demander les renouvellements de carte CIMS (personnel civil) à leur date de fin de validité ;
- Gérer et valider la mise à disposition des salles de réunions du 3ème étage ;
- Assurer la suppléance du secrétariat direction ;
- Être le secrétaire du bureau "sécurité" ;
- Exploiter la messagerie sécurisée sous couvert des officiers de sécurité ;
- Effectuer les commandes des attributs de tradition (insignes, pin’s, …);
- Effectuer les commandes des objets et cadeaux protocolaires pour le COMCICoS ;
- Effectuer les commandes de fournitures générales pour l’état-major;
- Suivre et enregistrer puis reporter les permissions du (personnel militaire) du CICoS ;
- Assurer la fonction RH de groupe d’échelon d’unité élémentaire (Concerto – Orchestra) en liaison avec le bureau RH;
Profil recherché
Secrétariat toutes unités
Compétences attendues
- UTILISATION D'UN TRAITEMENT DE TEXTE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- RESPECT DES DELAIS
- TRAVAIL EN EQUIPE
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- REACTIVITE
- AUTONOMIE
- ORGANISATION ET METHODE
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- helena.santhy@intradef.gouv.fr
- jessica.martin@intradef.gouv.fr
À propos de l'offre
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Durée d'affectation souhaitée : 3 ans
Localisation : 60 bd du général Martial Valin Paris - Parcelle Est
Accès : Métro 8 - Tram T2 - T3A – RER C – Divers bus
Restauration au cercle
Crèche sur site
Infrastructures sportives
Possibilité d'évolution dans un poste similaire sur des fonctions supérieures : chef de secrétariat, secrétariat de direction, de hautes autorités.
Divers postes en administration et domaines transverses. -
Télétravail possible après avis hiérarchiques
Formations proposées par le Centre Ministériel de Gestion de Saint Germain en Laye -
Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager