Agent de secrétariat au bureau Conception/préparation de l’avenir (BCPA)

La direction des ressources humaines de l’armée de Terre (DRHAT) a pour mission de :
- répondre aux besoins des employeurs du ministère des armées par la mise à disposition de personnel militaire et civil qualifié ;
- valoriser les parcours professionnels (emploi, formation, mobilité, transition professionnelle).
Elle contribue ainsi au recrutement, à la formation individuelle et collective et à la gestion personnalisée du personnel en poste en métropole, outre-mer, ou à l’étranger.
Au sein de la DRHAT, le bureau conception préparation de l’avenir (BCPA) s’occupe spécifiquement de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique jeunesse de l’armée de Terre. Il coordonne et appuie les actions de promotion locales et régionales (forums, conférences, partenariats avec les établissements de l’Enseignement supérieur et de l’enseignement professionnel).
Maîtrisant l’usage de l’informatique et des outils bureautiques, l’agent administratif est en mesure de rédiger tout type de correspondance simple à destination des correspondants du bureau. Il organise les rendez-vous, les réunions de coordination et les différents comités animés par le bureau. Il tient à jour l’annuaire du réseau Jeunesse. Il organise l’archivage des documents, courriers et présentations réalisés par les traitants du bureau.
Il est le correspondant administratif du personnel du bureau, y compris pour le personnel non stationné à Tours (Antenne de Paris et officiers de liaison dans les zones Terre).
- Tenir à jour et veiller à la communication de l’agenda du BCPA.
- Renseigner la présence du personnel (SPA).
- Initier, contrôler et suivre les actes administratifs liés aux déplacements du personnel (logiciels fd@ligne et EUREKA).
- Assurer les opérations d’archivage et la gestion des travaux de reprographie.
- Centraliser les échanges entre le BCPA et les responsables du soutien (RH, budget, secrétariat, CORSIC) du Pôle recrutement-Jeunesse.
- Gérer les réservations des salles et des visioconférences.
- Produire des documents simples (mail, courrier, note ou NEMO).
- Assurer un contrôle formel des documents produits par le bureau (orthographe, grammaire, charte graphique).
- Apporter une aide bureautique à la réalisation des documents (word, excel, powerpoint).
- Organiser et mettre à jour l’annuaire des partenaires de la politique jeunesse de l’armée de Terre.
- Saisir sur le portail numérique fédérateur de la DRHAT les actions du BCPA au profit de la jeunesse.
- Maîtriser le logiciel de gestion du courrier (LNACRE).
- Organiser l’archivage de la documentation sur les différents supports (disque partagé, SharePoint).
- Gérer le stock de documentation et de support de communication du BCPA.
- Participer à l’organisation d’évènements (séminaire, colloques…) : rédiger, envoyer les invitations, réserver, préparer les salles.