AGENT DE SECRETARIAT

Au sein du Pôle Recrutement Jeunesse (PREC-J) de la direction des ressources humaines de l’armée de terre (DRHAT), le Centre d’information et de recrutement des forces armées (CIRFA) bureau terre de POITIERS est rattaché au Groupement de recrutement et de sélection Sud-Ouest – 7e régiment d’infanterie de marine (GRS SO-7RIMa). Le CIRFA a pour fonction d’informer et de recruter les futurs engagés de l’Armée de Terre toutes catégories confondues dans le département de la Vienne (86). Il est composé d’un chef de centre, de trois conseillers en recrutement, d’un agent d’appui au recrutement et d’un secrétaire Il est renforcé ponctuellement par un personnel de réserve. Le secrétaire est en liaison direct avec le chef de centre concernant le budget de fonctionnement ainsi que pour la vie courante du centre . Il est également un acteur essentiel dans l’animation du réseau de partenaires . Il réalise les tâches administratives au profit du personnel du CIRFA. Il doit s’assurer de la gestion du courrier arrivée et départ, gérer la campagne scolaire ainsi que le suivi des dossiers dans les différents types de recrutement, tel que la rédaction des contrats et l’enregistrement… Il est également un interlocuteur direct avec les autres armées. Binômé avec l’agent d’appui au recrutement, il peut assurer ponctuellement l’accueil des candidats lors de l’absence de ce dernier.
- Exécution du courrier administratif et suivi du courrier départ et arrivée / gérer les communications téléphoniques et les rendez-vous conformément à l’emploi du temps (logiciel Canditerre)
- Constitution et suivi des dossiers de candidature en liaison avec les conseillers en recrutement et le chef de centre
- Etablissement des contrats d’engagement, convocations aux tests, demandes de E-billet via la plateforme Tacite…
- Suivi des commandes et de la gestion des fournitures de bureau
- Assurer la gestion de la campagne scolaire ainsi que son suivi
- Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et les diffusions prévus
- Etablir les demandes d’extrait de casier judiciaire ainsi que les demandes d’habilitation cryptées auprès de la DPSD avec le logiciel SOPHIA
- Etablir les demandes de prestation avec l’application SILLAGE
- Faire les demandes d’OM sur le logiciel FD@LIGNE
- Utilisation de l’outil spécifique au recrutement SIREC et CANDITERRE
- Assurer l’accueil des visiteurs lors de l’absence de l’agent d’appui au recrutement
- Participer ponctuellement à des réunions organisées par le Groupement de soutien de la Base de défense de Saint-Maixent Poitiers. (GSBdD)
- Suivi des archives
- Travailler en liaison avec différentes entités CSN, DMD, ETABLISSEMENTS SCOLAIRES…
- Etre en lien avec le bureau RH du GRS-SO-7RIMA pour le suivi SPA, permissions et convocation de la réserve