AGENT DE SECRETARIAT

Le 9ème centre médical des armées (CMA) est un établissement du service de santé des armées dont l’effectif total est d’environ 260 personnes. Il assure le soutien santé de l’ensemble du personnel du ministère des Armées et de la Gendarmerie stationné dans son aire de responsabilité géographique. Le 9ème CMA est commandé par un médecin des armées. L’échelon de commandement du CMA rassemble 17 personnes civiles et militaires qui travaillent en lien avec les 11 antennes médicales, les 3 antennes de médecine de prévention et un groupement vétérinaire. Cet ensemble constitue le 9ème CMA.
Au sein du secrétariat de la cellule appui au commandement et sous l’autorité du responsable du secrétariat, l’agent exécute les tâches afférentes à ce secrétariat d’autorité et d’organisme.
Gérer le courrier « arrivée et départ » pour le compte de l’échelon de commandement : enregistrement, diffusion et classement. Effectuer la tournée en assurant la collecte du courrier et la distribution.
Accueillir, orienter et renseigner (accueil physique et téléphonique).
Assurer la veille de la messagerie officielle (NEMO) de l’organisme, pour diffusion et classement des messages.
Gérer la documentation, la correspondance et les registres réglementaires détenues par le secrétariat (en particulier le registre des actes administratifs et le journal de marches et opérations de l’organisme) : mise à jour, exploitation et classe
Mise en forme de document administratif en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur
Assurer la reprographie de documents, préparer les
enregistrements et diffusions prévus.
Planifier les réunions, effectuer les réservations des salles. Assurer
le suivi des matériels.
Appliquer les règles du classement et de la gestion des archives.
Participer à certaines activités planifiées par l’échelon de commandement (réunions..)
Gérer des plannings d’activités afférentes à l’échelon de commandement et des agendas personnels.