AGENT DE SECRETARIAT

Le Bureau du personnel (BP) de l’institut de recherche biomédicale des armées (IRBA) personnel a en charge la gestion et l’administration du personnel civil et militaire de l’IRBA. A ce titre, il met en œuvre les politiques d’administration et de gestion des ressources humaines correspondant aux orientations stratégiques du SSA et du chef d’établissement, pour le personnel militaire et civil, ainsi que des actions de chancellerie et de formation continue.

Le titulaire du poste, placé directement sous l’autorité du chef de bureau, participe au bon fonctionnement du BP.
Il accueille, renseigne et oriente les personnels de l’établissement.
Il accompagne les agents du BP dans le suivi administratif des dossiers du personnel.
Assurer l’accueil des personnels civils et militaires de l’IRBA (savoir les orienter et les renseigner).
Distribuer les livrets d’accueil aux nouveaux arrivants et les actualiser selon les besoins.
Piloter la communication extérieure du BP : suivi du courrier postal (arrivés/départs), du courrier électronique (OUTLOOK, LNACRE) et des parapheurs.
Rédiger des notes de service et/ou vérifier leur mise en forme conformément à la charte graphique en vigueur.
Rédiger et transmettre les actes individuels des personnels de l’IRBA (attestations, relevés de situation CET, décisions de télétravail, convocations visites médicales,…)
Renseigner les absences et les présences des personnels militaires dans les systèmes informatiques des ressources humaines dédiés (GAT, Arhmonie,…)
Établir et assurer le suivi des demandes d’ordre de missions du personnel du bureau.
Effectuer le classement et l’archivage des productions du BP
Organiser les réunions (réservation et préparation des salles, demande des avis de visite, accueil des participants).
Gérer et assurer le suivi des fournitures de bureau et autres achats du service.
Gérer la mise à jour des documents relatifs au processus qualité dans le logiciel NORMEA