AGENT DE SECRETARIAT SUP

La musique de la cavalerie est une unité composée d'environ 50 personnes : 1 officier chef de musique, 31 sous-officiers musiciens, 1 sous-officier RH, 16 MDR et 1 personnel civil secrétaire. Cette formation a pour mission d’exécuter des prestations musicales au profit d’organisateurs civils et militaires ce qui occasionne de nombreux déplacements.
L’agent est chargé d’exécuter la totalité des tâches administratives. Il assure la gestion globale du courrier (départ, arrivée, enregistrement papier et informatique). Il met en œuvre les différentes correspondances avec les organismes concernés et assure le filtrage des appels téléphoniques. Il doit maîtriser les compétences en bureautique (Outlook, Excel, Word, Intradef, NEMO, SILLAGE, CHORUS). Il réalise dans le respect des délais la mise en route, le suivi et la finalisation des ordres de mission de tout le personnel via FD@LIGNE. Il est en contact direct avec tout le personnel de l’unité et doit travailler en équipe ce qui nécessite une aisance relationnelle. La musique étant souvent en déplacement, l’agent doit faire preuve d’autonomie.
- Traitement du courrier et des notes de services de la formation
- Rédaction des divers imprimés et notes dans le respect de la charte graphique
- Responsable du suivi des fournitures et matériels bureau
- Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus,
- Rédaction des ordres de mission (FD@LIGNE)
- Réservation de salle, de véhicules et demandes de travaux (SILLAGE)
- Conseiller auprès du commandement pour la gestion du budget liés entre autre aux instruments (CHORUS) et assurer le suivi de suivi de ce budget
- Assurer l'archivage des documents du secrétariat