AGENT DE SECRETARIAT SUP

La musique des Transmissions est une unité composée de 54 personnels : 2 officiers : chefs de musique, 38 sous-officiers musiciens, 1 sous-officier RH, 13 MDR et 1 personnel civil secrétaire. Cette formation a pour mission d’exécuter des prestations musicales au profit d’organisateurs civils et militaires ce qui occasionne de nombreux déplacements.
Subordonné hiérarchiquement au chef de musique, l’agent est chargé d’exécuter la totalité des tâches administratives. Il assure la gestion globale du courrier (départ, arrivée, enregistrement papier et informatique). Il met en œuvre les différentes correspondances avec les organismes concernés et assure le filtrage des appels téléphoniques. Il doit maîtriser les compétences en bureautique (Outlook, Excel, Word, Intradef, NEMO, SILLAGE, fd@ligne, CHORUS). Il réalise dans le respect des délais la mise en route, le suivi et la finalisation des ordres de mission du personnel via FD@LIGNE. Il est en contact direct avec le personnel de l’unité et doit travailler en équipe ce qui nécessite une aisance relationnelle. La musique étant souvent en déplacement, l’agent doit faire preuve d’autonomie.
- Mettre en œuvre les différentes correspondances avec les organismes concernés dans les règles du protocole.
- Orienter les correspondants téléphoniques en fonction de leur demande et de leur besoin.
- Effectuer le traitement complet du courrier, réception, enregistrement, tri, vérification et présentation à l'autorité;
- Assurer sa diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
- Initier via le logiciel FD@LIGNE le processus de paiement des frais de déplacement : effectuer
la mise en route, le suivi et la finalisation des ordres de mission de tout le personnel.
- Collationner les besoins en fournitures de bureau. Réceptionner et vérifier la commande.
- Initier les demandes liées au soutien : réservation de salles, demande de travaux et de fournitures de bureau.
- Suivre le budget de l’unité de fonctionnement de l’unité (AT02) en effectuant notamment toutes les demandes d’achat sous CHORUS formulaire et suivre leur évolution.
- Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au secrétariat.
- Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
- Gérer le matériel d’impression et reprographie du service.
- Suppléer ponctuellement le responsable RH de l’unité (hors périmètre du confidentiel personnel)