Agent du bureau du courrier mutualisé et de la logistique SGCD 53

Groupe RIFSEEP 2 :
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) rassemble sous l’autorité de la préfète, secondée par le secrétaire général de la préfecture, les missions supports de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI).
C'est un service à vocation interministérielle. Il est en charge de la gestion des ressources humaines, de la logistique et de l’immobilier de l’État, du budget et des systèmes d’information et de communication.
 Vos activités principales :
- Réception du courrier « arrivée » de la Préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT, DDETSPP)
- Traitement du courrier : tri, ouverture des plis, distribution, mise sous pli, affranchissement
- Enregistrement des lettres recommandées, lettres suivies et colis
- Courrier réservé : enregistrement des courriers dans MAARCH/MACARON
- Accueil physique du personnel des collectivités territoriales (mairies, communautés de communes, syndicats de bassin) et autre organismes
- Apposition du tampon dateur sur les documents destinés au contrôle de légalité
- Gestion des messages électroniques réception vers services attributaires
- Chargement des caisses de plis et colis dans véhicule
- acheminement du courrier vers la Poste et les différents services
- appui à la logistique immobilière  (salle de réunions, déménagement, aménagement, réception commandes, etc.)
- appui à la logistique de service (distribution du mobilier, fournitures, inventaires, parc automobile, etc.)
- suppléance à l’accueil, en cas d’absence du titulaire du poste.
Votre environnement professionnel :
Le pôle logistique et immobilier de l’État est en charge de l’approvisionnement, des travaux, de la maintenance des bâtiments et des achats pour le compte du SGC et des services bénéficiaires.

Immobilier de l’État
stratégie immobilière, travaux structurants et courants, maintenance préventive et corrective, entretien des Résidences et Programme National d’Equipement, conseil de cité…

Achats
- Mise en œuvre préconisations de la plateforme régionale des achats de l’État en matière d’achats et de marchés publics
- Recensement besoins et programmation des achats et travaux de la préfecture et des DDI.

Logistique opérationnelle : Entretien et mise à disposition des véhicules, petites interventions de maintenance bâtimentaire en régie, suivi entreprises et intervenants en nettoyage et entretien des espaces verts, Inventaires mobiliers en résidences et services administratifs, manutention, approvisionnement, accueil cité administrative, délivrance  badges, courrier, reprographie, réservation salles,

Composition et effectifs du pôle : 2 A – 1 B – 10 C

Liaisons hiérarchiques : chef de pôle et son adjoint

Liaisons fonctionnelles :
interne : la préfète, services de la préfecture, le personnel de la résidence
externe: toute personne reçue à la préfecture (cérémonies, évènements ponctuels), les fournisseurs et entreprises.