Agent en charge de l'accueil et du courrier

GROUPE RIFSEEP : 2


Vos activités principales :
1. Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique des usagers (cité administrative / DDT) :
- assurer la réception physique et téléphonique des usagers et des agents
- apporter des renseignements et réponses adaptés aux demandes. Transmettre et orienter les visiteurs vers les bons interlocuteurs
- appliquer les consignes de sécurité
2. Gérer l’arrivée et le départ du courrier en appui ou en relais des collègues du SRU (préfecture / SGCD / DDT) suivant les procédures en vigueur (outils informatiques,….)  : ouverture du courrier, répartition dans les services, gestion du courrier réservé.
3. Participer à l’élaboration puis à la maintenance du site intranet SGCD/Préfecture 52 en qualité de référent pour construire et pérenniser dans le temps le site en partenariat avec les bureaux et les services contributeurs.
4. Participer à la démarche qualité notamment par la réalisation de supports (affiches, etc….) ainsi qu’à la réalisation d’enquêtes ou de sondages ; notamment dans le cadre du dispositif quali-ATE.
5. Soutenir ponctuellement pendant les heures ouvrées, les autres services du SGCD ou du standard dans leurs missions en cas d'urgence.

Votre environnement professionnel

Composition et effectifs du service :
Le Secrétariat Général Commun Départemental est composé de 51 agents répartis sur 5 services :
- Service des Ressources Humaines
- Service du Pilotage et de l’Exécution Budgétaires
- Service de la Relation aux Usagers (13 agents répartis en 2 pôles)
- Service des Moyens et du Patrimoine
- Service Interministériel Départemental des Systèmes d’Information et de Communication

Liaisons hiérarchiques :
- Chef du Service de la Relation aux Usagers
- Directrice du SGCD et directeur adjoint


Liaisons fonctionnelles :
- le Secrétaire Général de la Préfecture
- les directeurs des DDI
- les Sous-Préfets
- les délégués d’appui au pilotage
- les autres services du SGCD
- les prestataires extérieurs