Agent en charge du secrétariat et de l’accueil - COMMUNAUTE DE COMMUNES DU SEIGNANX

La Communauté de communes du Seignanx (8 communes, 30 000 habitants) est positionnée de façon stratégique au sud du département des Landes et au nord de l’agglomération Pays Basque (Bayonne-Anglet-Biarritz). A ce titre, elle constitue un territoire à forts enjeux notamment dans les domaines de l’environnement, du logement, du développement économique, de l’action sociale et du développement de l’offre numérique. Elle se développe, se structure et compte aujourd’hui 45 agents dans ses effectifs.
Afin de répondre à un besoin ponctuel dans le domaine du secrétariat et de l’accueil, la Communauté de communes du Seignanx recrute un(e) agent administratif.
Vous intégrez la Direction Générale pour suppléer à une absence prolongée conduisant à une nouvelle répartition de tâches en interne.

A ce titre vos mission principales sont les suivantes :
1/ Tenue des agendas de la Présidente et de la Direction Générale (DGS/DGA)
• Recensement des invitations
• Intégration dans les agendas
• Réponses aux sollicitations après arbitrages
• Organisation matérielle de ces réunions (réservation de salle/véhicules)
2/ Gestion administrative de la Direction Générale
• Mettre en forme tous types de documents (courriers, tableaux de bord, notes de service, mails, invitations, etc...)
• Assister aux CODIRS et rédiger les relevés de décisions
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Recevoir, filtrer, hiérarchiser et transmettre les messages téléphoniques, les courriers électroniques
• Lire tous les courriers entrants (tous services confondus CDC et CIAS) via le logiciel Zeendoc et les prioriser si nécessaire
• Lire tous les courriers sortants de tous les services (vérifier l’orthographe, la syntaxe)
• Envoyer les ordres du jour des Bureaux communautaires et préparer les documents supports

3/ Participation à l’accueil général téléphonique et physique de la Communauté de communes et du CIAS en tant que de besoin et notamment pour décharger un agent lors de l’organisation des conseils communautaires (en amont et en aval)
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques promptement, identifier l’interlocuteur et l’orienter vers le service concerné.
• Prendre des messages et les restituer avec précision et efficience pour tous les services.
• Accueillir le public : recevoir, renseigner, orienter les RDV vers le service concerné.
4/ Participation aux tâches diverses (administratives et organisationnelles) pour l’ensemble des services