Agent en gestion administrative
Référence : 2025-2134789
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université du Littoral Côte d'Opale
ULCO - Localisation : Longuenesse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 10836 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).
Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations STAPS du site de Longuenesse sous l'autorité de la responsable du secrétariat pédagogique du CGU de Calais-Longuenesse.
La gestion administrative :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public,
- Vérifier et valider la conformité des pièces administratives,
- Gérer les demandes logistiques : remise de clés, matériel vidéo-projecteur, photocopies, réservation de salles,
- Veiller à la mise à jour des informations diffusées (site internet, plaquettes, guide des études),
- Inventorier et gérer les stocks de copies d'examens, intercalaires et brouillons.
La gestion pédagogique :
- Organiser les examens (calendrier universitaire, planning d'examens, préparation des salles, jurys),
- Transmettre l'information aux étudiants tout au long de l'année universitaire,
- Établir des documents de scolarité (attestations d'assiduité, de réussite, certificat de scolarité, PV d'examens),
- Diffuser les offres de stages : vérifier au préalable la cohérence de l'offre,
- Gérer les conventions de stage,
- Organiser les soutenances de stages / projets : contacter les organismes extérieurs (tuteurs de stages), assurer le soutien logistique lors de la soutenance (réservation salle, matériel, accueil),
- Vérifier et transmettre l'assiduité des étudiants boursiers.
Contraintes :
- Pics d’activités prévisibles et réguliers,
- Déplacements pour réunions,
- Secrétariat délocalisé du site de Calais.
Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) – Secrétariat pédagogique – CGU Calais - Longuenesse
Affectation géographique : Longuenesse
CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026.
Profil recherché
Diplôme souhaité : BAC + 2
Connaissance, savoir :
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’ULCO
Bonne notion des techniques de communication écrite et orale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication
Maîtrise des logiciels de l’ULCO (Apogee, ADE, …)
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes de toutes natures
Gérer la confidentialité des informations et données
Travailler en équipe
Savoir être :
Sens de l’organisation
Etre autonome, réactif et rigoureux
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Enseignement formation
Compétences attendues
Diplôme souhaité : BAC + 2
Connaissance, savoir :
Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'ULCO
Bonne notion des techniques de communication écrite et orale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication
Maîtrise des logiciels de l'ULCO (Apogee, ADE, …)
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes de toutes natures
Gérer la confidentialité des informations et données
Travailler en équipe
Savoir être :
Sens de l'organisation
Etre autonome, réactif et rigoureux
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine
Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.
En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires
À propos de l'offre
-
CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026.
-
Contraintes :
- Pics d’activités prévisibles et réguliers,
- Déplacements pour réunions,
- Secrétariat délocalisé du site de Calais.
-
Susceptible d'être vacant à partir du 11/01/2026
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Gestionnaire de scolarité
