Agent multi-sites accueil et courrier

Groupe RIFSEEP :
NBI :

Vos activités principales :
Au sein de la section Accueil téléphonique, le ou la standardiste a en charge :
Le/La gestionnaire courrier exerce ses fonctions au sein du service des moyens généraux sous la responsabilité de la cheffe du bureau des relations aux usagers.

Ses missions sont les suivantes :
Ses missions sont les suivantes selon le site sur lequel, il/elle est affecté(e) :
Gestion du courrier arrivée et départ :
Traiter quotidiennement le courrier « arrivée et départ » simple et recommandé;
Réceptionner, trier, tamponner et préparer la distribution du courrier (répartition dans les casier
des différents services;
Affranchir le courrier selon les règles précises et utilisation des machines à affranchir ;
Garantir la qualité de service auprès des différentes directions et services ;
Soutien administratif à la logistique.
Accueil téléphonique :
Ecoute et réponse de premier niveau;
Orientation vers le service ou l’interlocuteur compétent ;
Utiliser les outils d’informations et de communication (annuaire téléphonique, organigramme).
Mise à jour de la documentation disponible à l’accueil.
Accueil physique :
Réceptionner et renseigner de manière claire et précise les appels entrants;
Communiquer un 1er niveau d’informations par téléphone ;
Orienter les appels selon les demandes des usagers vers les interlocuteurs concernés ;
Mettre à jour les supports téléphoniques et de commun

Votre environnement professionnel :
Le Service Général du Soutien Opérationnel (SGSO) apporte un soutien en matières d'informatique, de logistique, de maintenance, d'aménagement, de sûreté, de sécurité des sites, de fourniture, de reprographie, d'accueil physique des usagers, d'accueil téléphonique des usagers, de réception et de traitement du courrier et des colis pour tous les services de la Préfecture de Région d’Île-de-France, Préfecture de Paris et pour certains services déconcentrés (DRIAAF, DRIEETS, DRAC) depuis la réforme de l'organisation territoriale de l’État (OTE) et la création du SGAMM élargi en 2021.

Le service est composé de la cheffe de service et de son adjoint réparti sur 4 bureaux : bureau des moyens logistiques (BML), bureau des relations aux usagers (BRU) , bureau des affaires administratives et financières (BAAF), bureau du soutien de la DRAC (BSD) et le service interministériel départemental des systèmes d'information et de communication (SIDSIC), pour un effectif global de 97 agents.

Activités du service :
Composition et effectifs du service :
Le SGSO est composé de 97 agents
Le BRU est composé de 25 agents

Liaisons hiérarchiques :
La cheffe du SGSO
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU)
Liaisons fonctionnelles :
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU)