Agent multi-sites accueil et courrier

Groupe RIFSEEP : 2
NBI : /
Vos activités principales : 
L’agent multi-site exerce ses fonctions au sein du service général du soutien opérationnel sous la responsabilité de la cheffe du bureau des relations aux usagers.
Ses missions sont les suivantes selon le site sur lequel, il/elle est affecté(e) :
Gerer le courrier arrivée et départ :
Traiter quotidiennement le courrier simple et recommandé;
Réceptionner, trier, tamponner et préparer la distribution du courrier (répartition dans les casiers des différents services);
Enregistrer les courriers dans une application dédiée ;                                                                 
Affranchir le courrier selon les règles précises et utilisation des machines à affranchir ;
Garantir la qualité de service auprès des différentes directions et services ;
Accueil téléphonique :
Ecoute et réponse de premier niveau ;
Orienter vers le service ou l’interlocuteur compétent ;
Utiliser les outils d’informations et de communication (annuaire téléphonique, organigramme).
Accueil physique :
Renseigner de manière claire et précise les usagers;
Orienter les visiteurs vers les services concernés;
Gerer les pièces d'identité et les badges visiteur, en liaison avec le poste central de sécurité
Mettre à jour de la documentation disponible à l’accueil.
Renseigner le tableau de statistiques

Votre environnement professionnel : 
Le Service Général du Soutien Opérationnel (SGSO) apporte un soutien en matières d'informatique, de logistique, de maintenance, d'aménagement, de sûreté, de sécurité des sites, de fourniture, de reprographie, d'accueil physique des usagers, d'accueil téléphonique des usagers, de réception et de traitement du courrier et des colis pour tous les services de la Préfecture de Région d’Île-de-France, Préfecture de Paris et pour certains services déconcentrés (DRIAAF, DRIEETS, DRAC) depuis la réforme de l'organisation territoriale de l’État (OTE) et la création du SGAMM élargi en 2021.
Le service est composé de la cheffe de service et de son adjoint réparti sur 4 bureaux :  bureau des moyens logistiques (BML), bureau des relations aux usagers (BRU) , bureau des affaires administratives et financières (BAAF), bureau du soutien de la DRAC (BSD)  et le service interministériel départemental des systèmes d'information et de communication (SIDSIC), pour un effectif global de 97 agents.

• Composition et effectifs du service : 
Le SGSO est composé de 97 agents
Le BRU est composé de 31 agents

• Liaisons hiérarchiques : 
La cheffe du SGSO
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU)
• Liaisons fonctionnelles :
La cheffe du bureau des relations aux usagers (BRU) et les chefs de section du BRU