Agent polyvalent chargé de gestion administrative

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales : 
Assurer le secrétariat particulier du directeur départemental :
- suivre, organiser le planning de travail du responsable du service
- assurer l’accueil téléphonique et physique
Gérer la documentation administrative et opérationnelle du service et en assurer la diffusion
Apporter son appui dans la préparation des réunions
Traiter les dossiers ponctuels, les affaires réservées, le courrier et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres
Rédiger des projets de réponse au regard des éléments transmis par les services gestionnaires
Organiser la remontée d’informations sur son domaine (tableaux de bord …)
Assurer le lien avec les autres services, les services préfectoraux et les collectivités locales

Assurer la prise de rendez-vous du médecin contrôleur et les demandes de prises en charge suite à blessure en service des agents
 
Organiser, distribuer, transmettre le courrier
Enregistrer le courrier administratif et judiciaire de la DDSP sur les logiciels appropriés,
Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi en la matière,
Contrôler les rappels
Rédiger les accusés de réception
Préparer le courrier au départ et à l’expédition


Assurer le suivi des assistances à huissiers
Établir les fiches navette et les transmettre au SGAMI


Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le Secrétariat particulier est directement sous l’autorité hiérarchique du directeur départemental de la sécurité publique. Néanmoins, pour des questions pratiques, il est rattaché, pour gestion, au chef du Service de la gestion opérationnelle.
Le secrétariat DDSP constitue une aide au travail de direction (gestion de l’agenda, filtrage des interlocuteurs) et assure l’accueil physique et téléphonique du directeur.
Il a en charge l’enregistrement et la diffusion de la documentation du service (notes de services, instructions, circulaires), met à jour et diffuse les annuaires et organigrammes, diffuse la permanence de commadement.
Il assure l’enregistrement du courrier administratif et judiciaire de la DDSP et de la CSP Carcassonne
Dans le cadre de la polyvalence, les effectifs peuvent être amenés à assister les autres bureaux du SGO.

Composition et effectifs du service :
Le secrétariat particulier est composé de 2 adjoints administratifs

Liaisons hiérarchiques :
Directeur départemental ou son adjoint, Chef du SGO, adjoint chef SGO,

Liaisons fonctionnelles :
État-major, service de gestion opérationnelle, tous services de police du département, Préfecture, DCSP, SGAMI, Parquets, enquêteurs judiciaires

Durée attendue sur le poste : 3 ans