Agente / agent d'accueil H/F

Une Direction Déléguée aux Ressources Internes et à l’Administration Générale, en charge du pilotage des systèmes d’informations, des affaires immobilières et générales de l’ARS, et des ressources financières ;
Une Direction Déléguée au Pilotage et à la Coordination, en charge du pilotage et de la coordination des travaux transversaux de l’Agence dans le champ de la Santé, et de la coordination des acteurs. Au sein du Secrétariat Général, la Direction Déléguée aux Ressources Internes et à l’Administration Générale s’articule fonctionnellement autour de trois départements :
.Un département de la gestion des ressources matérielles
.Un département achats, ordonnancement et supervision budgétaire
.Un département des ressources informatiques et des systèmes d’information
Encadrement : Non
Missions et activités principales du poste : Missions principales du poste : Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’institution : Assurer une écoute et réponse de premier niveau, ainsi que l’orientation adéquate en fonction de la demande
·Contribuer à l’organisation des réunions (conditions matérielles et préparation des outils), en assurant les tâches suivantes :
o Gérer les attributions de salles physiques et les réattributions de salles en cas de conflit de réservation,
o Assurer l’organisation de premier niveau sur les salles virtuelles réservées (Zoom, Teams, OVP) :
·Planifier la réunion dans l’outil,
·Assurer auprès des organisateurs un conseil de premier niveau sur l’organisation de réunion et l’utilisation des outils
S’assurer de la remise en état des salles de réunion à l’issue, le cas échéant, ranger le matériel et remettre la salle en place. Un appui des agents du service logistique est possible.
S’assurer du respect des consignes d’accueil du public (distanciation, enregistrement d’identité, circuit au sein de l’Agence)
Attribue les badges d’accès visiteurs
 ·Assurer le rôle de chargé d’évacuation pour l’étage du bâtiment, en réalisant les opérations suivantes : Diriger les opérations d’évacuation pour l’étage
Connaitre le fonctionnement de la centrale SSI et contribuer au bon fonctionnement des exercices d’évacuation
En dehors des heures d’ouvertures de l’Accueil, l’agent sera amené à exercer des activités attachées à l’unité Logistique et à l’unité Documentation-archivage-courrier
Spécificités du poste / Contraintes : Disponibilité, adaptabilité, sens du service public : L’agent assure le traitement du courrier reçu en l’absence de l’agent en charge du courrier Sujétion particulière à l’accueil physique pendant les heures d’ouverture au public :
. Lundi et jeudi de 8h à 12h30 et de 14h à 16h
· Mardi, mercredi et vendredi de 8h à 12h30