Agent(e) d'accueil, de médiation et de secrétariat - CCAS MONT SAINT AIGNAN

Accueillir et informer le public rencontrant des difficultés, identifier et qualifier des demandes sociales, orienter et accompagner vers les services ou organismes compétents.
Réaliser des missions de secrétariat.

Accueil et médiation (60%)
-Accueillir les personnes physiquement et téléphoniquement :
. Analyser la situation et les besoins de la personne (établir la différence entre demande et besoin réel)
. Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
. Accompagner la première demande sur les plans administratifs et informatiques
. Créer les ouvertures de dossier de chaque usager sur le logiciel métier
. Identifier, qualifier la demande sociale et orienter vers les services ou les professionnels concernés
-Gérer la planification des rendez-vous par le biais de l'outil dédié
-Planifier les tournées du minibus de proximité, gérer l'interface usagers / chauffeur et réaliser un suivi de cette activité
-Veiller à l'environnement de la zone d'accueil
-Identifier les motifs de tension, les dysfonctionnements, les dégradations, les risques de conflit
-Contribuer à prévenir et réguler les situations de conflits ou de dysfonctionnements individuels repérées lors de la première démarche à l'accueil
-Concevoir des mesures de régulation, de sécurisation ou d'alerte et proposer des axes d'évolution en mettant en place les outils permettant d'optimiser les procédures d'accueil physique et téléphonique
-Etablir des contacts avec la population et promouvoir les initiatives d'actions collectives de concertation, de consultation, d'animation des territoires, gérées par les travailleurs sociaux
-Diffuser la communication des animations collectives en interne et en externe et gérer les inscriptions

Secrétariat (40%)
-Effectuer les opérations classiques de secrétariat de direction :
. Photocopies, reprographies
. Filtrage des appels téléphoniques
. Classement papier et numérique des diverses données
. Rédaction de correspondance
-Préparer et organiser les différentes réunions et commissions institutionnelles :
. Convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
-Diffuser les notes de service et les comptes-rendus de réunion et assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services
-Participer à la rédaction des process internes et des logigrammes correspondants
-Procéder à l'archivage des dossiers