Agent(e) d'accueil et d'information (H/F)
Référence : 2024-1756992
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Finances, des Achats et des Services
Ministère sociaux Direction des finances, des achats et des services (DFAS) Service des patrimoines (SPAT) Bureau de l'accueil et de la sécurité (SECU) - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
- Réceptionner et identifier les appels ;
- Analyser de la demande de l'appelant et l'orienter vers la personne recherchée ou une structure/un service compétent ;
- Mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent...) ;
- Traiter les demandes de renseignement téléphonique du public ;
- Accéder à un fonds d'informations sur les structures présentes au sein du site, leurs missions et leur organisation ;
- Rechercher des informations sur des dossiers d'actualité et de grands évènements pouvant générer des afflux d'appels.
Partenaires :
- Toutes les directions et les services de l'administration centrale ;
- Les cabinets des Ministères Sociaux.
Spécificités du poste / Contraintes :
En fonction de l'actualité ministérielle, le standard des Ministères Sociaux peut être soumis un flux d'appel important.
Les jours de télétravail occasionnel à distance (TOAD) sont, pour des raisons de service, limités à deux jours par semaine. Ainsi, à ce jour les mardis et le vendredis sont en télétravail, néanmoins cet organisation peut faire l'objet de modification en fonction des nécessités de service.
Selon les contraintes et le contexte du moment, le nombre de jours de télétravail peut être revu à la hausse.
Ce poste peut être soumis à des incivilités de la part des usagers.
Profil recherché
Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Utilisation des outils informatiques M
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans les domaines concernés : E
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Travailler en relation avec les divers cabinets, directions et services du ministère ***
Etre autonome**
Faire preuve de discrétion professionnelle***
Faire preuve de réactivité en toutes circonstances***
Avoir le sens de la communication, de l’écoute***
Posséder une bonne présentation téléphonique, exemplarité***
Savoir gérer l’urgence et les situations conflictuelles**
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue***
S’adapter aux besoins des différents types d’usagers**
Savoir-faire :
Accueil téléphonique : M
- Sens du service public : E
- Communication / relations interprofessionnelles : M
- Faire preuve d'une écoute attentive : M
- S'exprimer avec facilité : M
- Droit des usagers et du système de santé : M
- Gestion du stress : M
- Logiciel dédié à l'accueil téléphonique et à l'orientation des personnes : M
- Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques…) : M
- Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues : M
- Faire preuve de curiosité sur les différentes missions de l'organisation : M
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- arnaud.beucher@sg.social.gouv.fr
- olivier.gregoire@sg.social.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Missions du service :
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines (SPAT) est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.
Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances ;
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation ;
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives.
Descriptif du service
Le bureau de l'accueil et de la sécurité est directement rattaché à la cheffe de service.
Missions du bureau de l'accueil et de la sécurité :
Pour les sites de l'administration centrale :
- assurer la sécurité incendie (prévention, secours et assistance à personnes) et la sûreté (gardiennage, filtrage, sécurisation des lieux et des activités, lutte contre l’incivisme) ;
- accueillir, orienter et guider les usagers (accueil physique et accueil téléphonique) ;
- gérer l' intendance (logistique de proximité) des sites déconcentrés.
Effectif : 20 (dont 4 dans la catégorie A, 6 à la catégorie B et 10 à la catégorie C)
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
- Logiciel spécifique de communication téléphonique
- Word
- Excel
- Gestion du stressMail à qui adresser les candidatures :
Arnaud.beucher@sg.social.gouv.fr
dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.frContact 1 :
Nom Prénom : BEUCHER Arnaud
Fonction : Chef du bureau de l'accueil et de la sécurité
Mail : arnaud.beucher@sg.social.gouv.frContact 2 :
Nom Prénom : GREGOIRE Olivier
Fonction : Adjoint au chef du bureau de l'accueil et de la sécurité
Mail:olivier.gregoire@sg.social.gouv.fr -
Durée d'affectation souhaitée de 3 ans minimum.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Standardiste
