Agent(e) de gestion de la scolarité H/F

Référence : MEF_2025-23005

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : IMT Mines Alès
    IMT Mines Alès
  • Localisation : Gard (30), France
Domaine : Enseignement et formation
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 04/05/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Débutant
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Activités de l’équipe
Au sein de la direction des formations la personne intègre l’équipe en charge de la mise en œuvre (planification, évaluation, gestion des vacataires pour les contrôles), du suivi de la scolarité des élèves (assiduité, résultats, comportement) et de la logistique de la scolarité des élèves qui regroupe les missions suivantes :
Accueil et appui logistique pour les enseignants internes ou externes ;
Suivi des élèves (gestion des absences, rappel des règles, gestion des imprévus…) ;
Ecoute des problèmes individuels des élèves, et détection des situations individuelles nécessitant une attention particulière ;
Gestion des évaluations ;
Appui aux manifestations et exercices pédagogiques de l’école.

Activités au sein de l’équipe
En concertation avec le responsable de la 1re année de formation de spécialité Informatique et Réseaux, elle assure le bon déploiement de cette formation, à la satisfaction de toutes les parties prenantes.
Responsabilités principales
Gestion des emplois du temps
Collabore étroitement avec le responsable de la 1ère année de formation en Informatique et Réseaux
Assure la planification, la saisie et la gestion des modifications des emplois du temps des étudiants de 1ère année
Administration des intervenants externes
Gère les dossiers administratifs des chargés de cours
Coordonne leur venue, leur accueil et le traitement de leurs frais (déplacements et rémunération)
Gestion du matériel pédagogique
Supervise la collecte, la reproduction et la diffusion des supports de cours et sujets d'examen
Assure le stockage et l'archivage sur les plateformes numériques dédiées
Centralise les relevés de notes, effectue leur saisie et les communique aux étudiants
Suivi de l'assiduité
Prépare, gère et collecte les feuilles d'émargement pour chaque activité pédagogique
Traite les justificatifs d'absence selon les procédures en vigueur
Gestion des dossiers étudiants
Tient à jour les dossiers scolaires des élèves-apprentis
Assure leur classement conformément aux procédures internes de l'établissement

Profil recherché

Compétences, connaissances requises :
Rigueur et sens de l’organisation 
Capacité d’adaptation au changement 
Esprit positif, attitude positive et sens de l’écoute
Aisance relationnelle notamment avec les étudiants, dans un contexte multiculturel et esprit d’équipe, dans un équilibre entre soutien et exigence
Autonomie, dynamisme, implication et prise d'initiative sont également attendus
Réactivité
Expérience sur des postes de contact avec des étudiants
Maîtrise des outils informatiques et bureautique classiques (Word, Excel, Messagerie, …) et montée en compétence attendue sur l’usage de tablettes numériques et sur les outils internes de l’école

Expériences appréciées :
Expérience professionnelle au sein d’un établissement d’enseignement supérieur
Anglais
Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :
Diplôme BAC ou équivalent avec expérience

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Cédric TESTANIERE

Qui sommes-nous ?

L’institut Mines-Télécom (IMT), grand établissement au sens du code de l’éducation, est un établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) placé sous la tutelle principale des ministres chargés de l’industrie et du numérique. Premier groupe d’écoles d’ingénieurs en France, il fédère 11 écoles d’ingénieur publiques réparties sur le territoire national, qui forment 13 500 ingénieurs et docteurs. L’IMT emploie 4500 personnes et dispose d’un budget annuel de 400M€ dont 40% de ressources propres. L’IMT comporte 2 instituts Carnot, 35 chaires industrielles, produit annuellement 2100 publications de rang A, 60 brevets et réalise 110M€ de recherche contractuelle.
Raison d’être de l’école : « Forte de son appartenance à l’IMT et de son ancrage territorial, IMT Mines Alès donne à ses élèves les meilleures chances de s’accomplir professionnellement pour être des acteurs responsables du développement de la Nation en préservant les richesses de la Planète. ».
Les valeurs qui nous animent : engagement, excellence, partage, ouverture, responsabilité, audace.

À propos de l'offre

  • L’équipe assure une continuité de service dans la plage de présence des élèves et des chargés de cours, qui peuvent commencer à 7h15 et peut s’étendre occasionnellement au-delà de 18h.
    Les horaires de travail et congés sont contraints par la présence des élèves.
    A ce titre les congés seront pris préférentiellement sur les périodes de vacances de élèves.
    De manière tout à fait exceptionnelle, la présence un samedi peut être requise (1 à 2 fois par an : déplacement d’un contrôle, manifestation particulière…).
    Le poste implique quelques manutentions légères (participation à la mise en place de salles pour les contrôles par exemple). Le poste peut impliquer quelques déplacements occasionnels.
    La personne est soumise à un régime d’horaires variables conformément à la charte du temps de l’IMT et dans le respect des contraintes du service.

  • Le poste proposé par l’IMT Mines Alès est un contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l’Institut Mines-Télécom, métier O, Agent de gestion, catégorie III.

    Salaire : à définir selon le profil et expérience.

    Personnes à contacter
    Sur le contenu du poste :
    Cédric TESTANIERE, Responsable des formations ingénieurs par apprentissage
    cedric.testaniere@mines-ales.fr

    Sur les aspects administratifs :
    Géraldine BRUNEL, Cheffe du service des relations humaines
    geraldine.brunel@mines-ales.fr

  • Vacant à partir du 01/07/2025

  • Gestionnaire de scolarité

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