Agente/agent d'accueil physique et téléphonique de la préfecture

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
En tant qu’agent d’accueil physique et téléphonique à la préfecture vous assurerez les missions suivantes :
-L’accueil téléphonique général et l’orientation des appels dans les différents services
-L’accueil physique général
-L’écoute et les réponses de premier niveau
-Application du plan vigipirate et contrôle des entrées et sorties dans la préfecture
- La mise a jour de la documentation du standard (fiche de procédure, annuaires…)
- Gestion de hall d’accueil
- Réception des fournitures et inscription des livraisons dans le registre de suivi des livraisons
- Gestion de l’ouverture de la grille d’entrée le matin et le soir
-La mise à jour de la documentation des services (annuaires SAO et main courantes fiches de procédures logiciel de mutualisation etc...)
-Une veille des alertes météo et de terminal RESCOM et l’avertissement des services concernés si nécessaire
- Réception des télécopies
- QUALI-ATE : respect du référentiel
- Renfort des accueils lors d’évènements préfectoraux.

Ces missions sont effectuées dans le respect des engagements fixés par la démarche qualité
La description ci-dessus non exhaustive est susceptible d’évolution

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du Préfet de département et sous l’autorité fonctionnelle des chefs de service (secrétariat général de la Préfecture et directeurs des DDI, à savoir la DDT et la DDETSPP).
Le SGCD de l’Ardèche est composé de 4 bureaux .
Il assure la gestion des fonctions support en matière budgétaire, de ressources humaines et d’action sociale, de logistique et d’achats, d’immobilier et de systèmes d’information et de communication, au profit de la préfecture et des 2 DDI.
Le bureau des affaires logistiques et immobilières (BALI) est composé de trois sections (logistique / entretien bâtimentaire et paysager / politique immobilière de l’État). Il gère l’ensemble de la logistique et des affaires immobilières de la préfecture et des deux DDI.

Composition et effectifs du service :
Le bureau des affaires logistiques et immobilières compte 17 agents :
- un chef de bureau
- un adjoint au chef de bureau
- 1 responsable d’unité opérationnelle budgétaire (BOP 723)
- 1 section logistique, comprenant 8 agents
- 1 section entretien bâtimentaire et paysager, comprenant 5 agents, dont 1 chef de section et 2 correspondants locaux des DDI

Liaisons hiérarchiques : Préfet, Directeur du SGCD, Chef(fe) du BALI, Adjoint(e) chef(fe) du BALI

Liaisons fonctionnelles :
- Secrétaire générale de préfecture et directeurs de DDI
- Tous les agents et les bâtiments gérés par le SGCD
- Préfecture, sous-préfectures, DDI et autres services de l’État dans le département