ANTTL259 - ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR (h/f) - Métropole Toulon Provence Méditerranée
Référence : O083260115000418
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Toulon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Assister en binôme le Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organiser et planifier des réunions
- Coordonner administrativement les 8 Directions de l’antenne de Toulon/Le Revest
- Assurer diverses tâches administratives et de secrétariat, notamment répondre aux courriers et rédiger divers documents pour le Directeur de l’antenne Toulon/Le Revest, prendre des notes et établir des comptes rendus
Assiste en binôme le Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest :
- Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de l’antenne de
Toulon/Le Revest
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Tri et classement des documents et de la messagerie du Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest
- Rédaction et suivi de certains documents administratifs du Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest
- Montage de dossiers administratifs pour le Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest
- Tri et classement des documents du Directeur de l’antenne de Toulon/Le Revest
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
- Prise de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus
Coordination administrative des 8 Directions de l’antenne de Toulon/Le Revest :
- Réception de documents administratifs et techniques (courriers, notes…) et transmission des documents après visa et/ou signature du Directeur de l’antenne dans le service concerné
- Mise en forme de certains documents de bureautique en provenance des 8 Directions de l’antenne
- Rédaction de courriers dans le cadre de la coordination administrative avec des services hors antenne
Diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Accueil physique du public
- Conception et réalisation de documents administratifs, notamment courriers
- Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (antenne et hors antenne)
- Tri, classement et archivage de certains documents du secrétariat de la Direction
Profil recherché
Les « savoirs » :
- Réalisation des missions en totale autonomie et est capable de transférer ses compétences à autrui
- Toutes les connaissances théoriques en matière de secrétariat et de bureautique
- Connaissance de l’administration et de l’antenne de Toulon/Le Revest -
Les « savoir-faire » :
- Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat
- Maîtriser toutes les techniques en matière de bureautique, d’Internet et du bureau numérique
- Prendre des initiatives
- Rédiger les correspondances avec maitrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
- Maitriser les techniques de classement et d’archivage des documents administratifs et techniques
- Recevoir et orienter le public
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Maitriser les techniques de transmission des documents (fax, scan)
- Maitriser le vocabulaire professionnel des services de l’antenne
Les « savoir-être » :
- Capacité relationnelle du travail en équipe
- Rigueur et méthodes
- Disponibilité et ponctualité
- Discrétion et réserve
- Esprit d’initiative
- Bonne culture générale
- Bonne moralité
À propos de l'offre
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Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 19/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
