Assistant - Gestionnaire (f/h) -Poste partagé entre deux directions- réf. DATA-DSIN-CDI-2025-01
Référence : 2025-1934313
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Santé Publique France
- Localisation : 12 rue du val d'osne 94410 Saint-Maurice
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels de 20 498,47 € à 36 330,14 €. € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon statut particulier si fonctionnaire.
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique de l’adjoint au directeur de la DSIn et sous la responsabilité fonctionnelle partagée du directeur de la DATA et de l’adjoint au directeur de la DSIn, l’assistant F/H recruté contribue à l’ensemble des activités d’assistanat des deux directions.
Il joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives et logistiques des deux directions.
La répartition du temps sera partagée entre les deux directions. Des points réguliers sont organisés entre l’assistant et les directions concernées pour évaluer et anticiper la charge de travail, mutualiser les activités, clarifier les priorités et arbitrer les demandes en cas de besoins simultanés.
Activités :
L’assistant F/H sera principalement chargé des activités suivantes :
Gestion administrative et financière
- Réaliser la conception, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents confiés par les directeurs, leurs adjoints ou les unités des deux directions
- Assurer le suivi des processus de gestion administrative et financière au sein des directions en lien avec les directeurs et leurs adjoints.
Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Organiser l’agenda, les rendez-vous des directeurs et de leurs adjoints
- Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d’unité
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne des notes, rapports, courriers et correspondances (suivi sous Elise)
- Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives et assurer leur suivi (format papier ou dématérialisé)
- Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur
- Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein des deux directions
Soutien au métier
- Assurer la coordination des déplacements en France et à l’étranger pour les directeurs, leurs adjoints, les agents des deux directions, ainsi que les intervenants externes participant aux réunions : gestion des avis de réunion, préparation des ordres de mission, organisation des transports et des hébergements, et suivi des états de frais.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés en lien avec les services généraux de l’agence)
- Contribuer à l’organisation et au bon déroulement des réunions distancielles ou présentielles, des comités (copils, comités d’experts, conseil scientifique de l’agence), des réunions de direction.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service.
Consulter le profil de poste complet sur le site internet de Santé publique France
Profil recherché
- Niveau : A partir du Bac - BTS Assistant de direction souhaité
- Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’assistanat.
Compétences fonctionnelles et techniques :
- Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maitrise des solutions de visioconférence et de collaboration à distance (Zoom, Teams...)
- Appétence pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
- Maitrise des logiciels métiers utilisés au sein de l’agence : Elise, Qualiac, GFD, Globéo
- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Savoir planifier
- Savoir rendre compte
- Connaître Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
- Connaître les grands principes de la commande publique et de la gestion budgétaire
- Connaître les procédures administratives applicables à Santé publique France
- Une bonne maitrise de langue anglaise serait fortement appréciée
Aptitudes :
- Capacité à travailler avec plusieurs équipes et managers.
- Gestion des priorités
- Polyvalence et adaptabilité
- Sens du service
- Sens de la confidentialité
- Réactivité, disponibilité
- Rigueur, autonomie, adaptabilité, sens de l’organisation
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Coopérer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes
- Une expérience dans un poste partagé ou transversal serait un plus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Sur le poste : Céline Ménard – Tél : 01 41 79 57 41 / Grégoire Deleforterie – Tel : 01 41 79 68 56
- Sur le recrutement : MC Morel, Chargée du recrutement à la DRH – tél : 01 41 79 68 28
Qui sommes-nous ?
Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé, créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :
1° L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
2° La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
3° La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
4° Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
5° La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
6° Le lancement de l'alerte sanitaire.
L’agence est organisée autour de quatre conseils (Conseil d’Administration, Conseil scientifique, Comité d’Ethique et de Déontologie et Comité d’orientation et de dialogue), de directions scientifiques et transversales, et de directions assurant le support et le soutien à l’activité. Elle dispose d’implantations régionales (Cellules régionales) auprès des agences régionales de la santé.
Descriptif du service
Suite présentation de l'agence :
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de 6 enjeux : Anticipation, préparation et réponse aux menaces de santé publique, dont les épidémies ; Numérique en santé publique ; Santé environnementale, changement climatique et environnement de travail ; Fardeau des maladies et de leurs déterminants, efficacité des interventions et retour sur investissement de la prévention ; Stratégie de prévention, marketing social et approche par populations ; Inégalités sociales, vulnérabilités territoriales.
Affectation :
La Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA) est une direction assurant l’appui à l’ensemble de l’agence pour le traitement et l’analyse des données. Les activités principales de la direction sont le data-management, l’analyse statistique, la géomatique, la métrologie et l’appui aux applications informatiques.
La Direction scientifique et international (DSIn) est une direction transversale ayant pour missions principales l’appui à la stratégie et à la programmation scientifique de l’Agence, le développement de l’expertise en santé publique, la gestion des connaissances et de l’information scientifique et technique, le renforcement des compétences collectives en santé publique, la stratégie européenne et internationale, la gestion de l’archivage et la valorisation du patrimoine scientifique.
À propos de l'offre
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Suite description du poste :
Ressources humaines
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI et assurer leur accueil.
L’assistant F/H pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.
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Vacant à partir du 26/05/2025
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Assistante / Assistant de direction
