Assistant / Assistante administratif - Crous de Toulouse-Occitanie
Référence : 2025-2045090
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS Toulouse
Crous de Toulouse-Occitanie - Localisation : DIRECTION DE SITE 2 CROUS DE TOULOUSE-OCCITANIE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Secrétariat de la Directrice de site :
o Accueil physique des usagers et partenaires
o Gestion de l’agenda, des communications téléphoniques, des plannings des salles ou foyers des résidences et des courriels de la boite génériques du site
o Planification et organisation de réunions, diffusion d’informations et transmission de consignes auprès des DUG du site et des services ; participation à des réunions avec les partenaires : rédaction de comptes rendus, création de contenus
o Coanimation des réunions avec la directrice de site ; réalisation de bilans et comptes-rendus
o Gestion des commandes et des prestations
o Suivi du budget du site (devis, bon de commande et suivi recouvrement des factures)
o Contribution à la mise en œuvre d’actions, de dispositifs et procédures
o Contribution à l’étude de faisabilité des projets déployés sur le site
o Régulation des échanges et activités du site
o Assure le relai entre la directrice de site et les équipes du site
o Veille à transmettre les informations au sein du site de manière fiable.
o Veille au bon déroulé de la vie du site
o Assure les permanences relai avec la direction générale et les directeurs d’unité de gestion en l’absence de la directrice de site
Gestion des projets et des événements :
Coordination et suivi des actions d’animation au niveau du site ; Conception, gestion, suivi, bilan et valorisation des projets du site en lien avec le service vie de campus et les associations. Transmission des informations sur les projets du site aux services communication et vie de campus du Crous et aux établissements partenaires.
Coordination et accompagnement du dispositif Service Civique :
Coordination, accompagnement et tutorat des volontaires en service civique sur le site en lien avec l’animatrice de site et le service vie de campus ; participation au recrutement ; préparation et organisation des réunions d’animation.
Référent développement durable (DD) du site en lien avec le chargé de mission DD du Crous :
Organisation d’événements, coordination d’initiatives avec les partenaires, jardin partagé…
Relations partenariales : Assure le lien avec le réseau des partenaires : associations, intervenants, étudiants…
Gestion des emplois référents étudiants sur le site :
Recrutement et administration des dossiers en relation avec le service des RH ; création des emplois du temps ; coordination de ces emplois avec les services concernés, coordination et suivi des missions (sensibilisations, etc.).
Profil recherché
Connaissance :
o Connaissance de l’environnement de l’Éducation nationale, de l’enseignement supérieur et des partenaires locaux
o Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
o Connaissance et maitrise des outils de communication et de gestion (Word, Excel, Outlook...)
o Connaissances des techniques de secrétariat, notions budgétaires
o Connaissance des problèmes du milieu étudiant
o Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur
Compétences opérationnelles :
o Maitriser les outils en bureautique.
o Maîtriser les techniques de secrétariat
o Maitriser l'expression écrite et orale
o Rédiger des rapports ou des documents d’analyse et de synthèse
o Travailler en transversalité
o Capacité à rendre compte (reporting)
o Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
o Être force de proposition
o Appétence pour le travail en équipe et l’approche partenariale dans la conduite des actions
o Savoir communiquer, gérer son temps et s’organiser
o Avoir des repères dans le fonctionnement de l’enseignement supérieur et des différents services et dispositifs du Crous afin de pouvoir orienter correctement les étudiants hébergés.
Compétences comportementales :
o Sens du service public
o Autonomie, polyvalence et adaptabilité
o Capacité à gérer l’urgence et faire face à l’imprévu
o Sens du relationnel, sens du dialogue et de la négociation (confidentialité, respect de l’usager, maitrise de soi)
o Qualités d’analyse et de prise d’initiative
o Rigueur, organisation et réactivité
o Sens du travail en équipe
o Sens des responsabilités
o Esprit d’initiative
o Loyauté et sens de la discrétion
o Avoir le sens de l’écoute, de la communication et de la création de lien (aimer aller vers les autres) ;
o Savoir rendre compte, partager l’information et alerter.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l’Académie de Toulouse. Il a pour mission de favoriser l’amélioration des conditions de vie étudiante par des interventions dans différents domaines : l’accompagnement social des études et leur financement, la restauration, le logement, le bien-être, la mobilité, l’action culturelle, sportive et la vie de campus, le soutien aux initiatives étudiantes et l’emploi étudiant.
Il sert près de 2,7 millions de repas par an par l’intermédiaire d’un réseau de plus de 48 points de restauration. Le Crous propose 11 030 logements au sein de 41 résidences universitaires pour les 145 082 étudiants de l’académie dont 42 000 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, de l’Aveyron, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.
Effectifs
626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d’activité
Opérateur « Vie étudiante »
Missions:
Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.
Descriptif du service
Environnement :
Sous l’autorité hiérarchique de la directrice du site centre, Rangueil Sud et des sites délocalisés, l’assistant ou assistante de direction réalise les opérations courantes de gestion administrative. Il ou elle coordonne les projets et les animations qui ont lieu sur le site centre et Rangueil Sud, ainsi que sur les sites délocalisés (Tarn, Lot et Aveyron). Il ou elle contribue à la mise en œuvre du service sur le site.
À propos de l'offre
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Les candidatures accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae doivent être envoyés à :
Madame Savignac, Directrice du site centre : sarah.savignac@crous-toulouse.fr
Madame Muñoz, Directrice des ressources humaines : drh@crous-toulouse.fr
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Horaires adaptés au rythme étudiant : horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end.
La connaissance du fonctionnement d’une résidence universitaire serait un plus.
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Vacant à partir du 11/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
