Assistant / Assistante Direction des Mobilités - Pôle Métropolitain du Genevois français

Dans le cadre d'un congé de maternité, remplacement pour une durée d'1 an

1. Appui à la préparation budgétaire, suivi et clôture en lien avec les chargés de missions / chefs de projets : accompagnement de l'élaboration des différents budgets et des demandes modificatives en cas d'évolution (lien avec le service finances pour les DM, BP, BS, APCP) de manière coordonnée entre les différents responsables de crédits. Suivi en continu des crédits dépensés/engagés.

2. Suivi financier quotidien : contrôle, gestion des bons de commandes et paiement des factures, suivi du volet financier des marchés/conventions/ contrats de concession. Compilation des données financières et saisie de la prospective (PPI).

3. Suivi administratif : gestion de l'agenda institutionnel (coordination des agendas de la direction, des élus, des services), suivi et gestion de la boite mail générique de la direction (lecture, réorientation, tri et traitement des courriels). Réception du courrier entrant et ventilation auprès des services, pour les courriers sortants mise en signature des documents et enregistrement sur le tableau de suivi. Participation aux réunions des services, et en cas de nécessité sous l'accord du responsable concerné : aide à la prise de notes, formalisation du relevé de décision puis rédaction d'un compte-rendu si nécessaire. Elaboration et suivi des dossiers de demande de subvention et des délibérations.


4. Amélioration des processus : propositions visant à améliorer le fonctionnement des services, à simplifier le processus de saisie budgétaire et à améliorer la capitalisation des informations des projets sous forme synthétique. Aide à la structuration de l'arborescence de l'archivage numérique. Constitution et gestion de bases de données.

5. Représentation de la collectivité : Accueil physique et téléphonique de la direction en coordination avec l'autre assistante de la direction. Participation administrative et logistique aux éventuels événements

Dans le domaine de la gestion administrative :
o procédures (conventions, délibérations, concession de service public, marché, avenant, conventions...)
o secrétariat et assistance (organisation de réunion, de planning, rédaction de compte rendu, notes...)

Dans le domaine de la gestion financière et budgétaire : suivi de bilan d'opération, logiciel compta, nomenclature M57

Maîtrise des outils informatiques bureautiques et des outils liés au suivi financier et budgétaire