ASSISTANT- GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF(VE) (SDS) H/F

·            gestion de l’agenda et contrôle des échéances ;

·            organisation et préparation et suivi des réunions ;

·            mise en forme et mise en parapheur des courriers et des notes ;

·            gestion des permanences HFADS et adjoint HFADS ;

·            lien avec le secrétariat du secrétariat général et avec les secrétariats des directions et des cabinets ministériels.

2.     L’assistant(e) / gestionnaire administratif(ve), contribue au bon déroulement des activités du service en assurant notamment les missions suivantes :

·            accueil physique et téléphonique des sollicitations et orientation des sollicitations en interne ;

·            gestion du courrier et des parapheurs du service ;

·            planification collective, des agendas, des déplacements, des réunions et préparation des dossiers y afférant ;

·            mise à jour régulière des différents annuaires du service ;

·            gestion des plannings des congés prévisionnels, des astreintes et des permanences ;

·            prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service ; ordres de mission via CHORUS DT ; gestion et suivi du budget ;

·            organisation de l’archivage papier et numérique pour l’ensemble du service.

Il/elle, prend en outre en charge l’étude et la gestion de certains dossiers du service :

·            l’instruction des demandes d’autorisation de captation de données sur les zones d’interdiction de captation aérienne de données (ZICAD),

·            l’instruction des dossiers des personnels non permanents et des collaborateurs exterieurs du service, le suivi des recrutements et des emplois du service.