ASSISTANT / SECRETAIRE (H/F) auprès du Délégué ministériel à la santé mentale et à la psychiatrie

Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales :

Au sein d'un petite structure (cinq à sept personnes) et sous l'autorité du Délégué ministériel à la santé mentale et à la psychiatrie et de son Secrétaire général, il (elle) assiste le délégué et ses collaborateurs dans l'organisation quotidienne de leur travail et assure l'interface entre les différents interlocuteurs ;

Activités détaillées :

- Accueil physique et téléphonique(filtrage téléphonique et orientation des interlocuteurs)
- suivi courrier attribué à la délégation
- Gestion des agendas et des déplacements (via chorus établissement de OM et des EDF) et organisation des réunions (réservation de salles, convocations...) ;
- Transmission des frais et suivi des dépenses carte Corporate du délégué, suivi du budget de la DMSMP .
- Commandes de prestations
- Élaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers ;
- Veille documentaire et transmission de l'actualité quotidienne, constitution des fonds de dossiers, rédaction et dactylographie (mise en forme) des projets de courrier ;
- Classement et archivage numérique des documents ;
- Diffusion informations par mailing, mise à jour des listes de diffusion ;
- Prise de note pour le compte-rendu des réunions bimensuelles avec les référents santé mentale ;
- Tenue à jour du Share Point de la délégation ;
- Contribution au fonctionnement de la plate forme "MonSoutienPsy" : Validation, sous l'autorité du délégué, des dossiers de candidature des psychologues volontaires au dispositif + réunion hebdomadaire avec l'équipe "MonSoutienPsy" ;
- Préparation matérielle de la réunion du Comité Stratégique de la Santé Mentale et de la Psychiatrie (CSSMP - une fois par an) ;