Assistant administratif - chargé d'accueil (F/H)

·         Assurer le contrôle de l’accès au site.

·         Assurer la distribution, la réception, l’affranchissement et l’expédition du courrier et des colis (interne et externe) pour le campus colmarien.

·         Assurer la logistique des événements organisés sur le campus (reception, commandes, mise en place logistique, fléchage, accueil des fournisseurs et partenaires, livraison, etc)

·         Vérifier que les plans de prévention des entreprises intervenant sur le campus soient renseignés et signés – en partenariat avec le responsable du service technique- à l’arrivée des entreprises.

Dans le domaine administratif pour l’IUT:

·         Assurer le suivi des demandes d’utilisation occasionnelle des locaux en lien avec la Direction, le suivi du schéma de signature et l’envoi au service prévention et veiller à la réservation des espaces et à la communication inhérente.

·         Gérer les réservations des véhicules et veiller à informer le service technique afin de leur permettre d’assurer la gestion de la flotte des véhicules dans de bonnes conditions ( nettoyage, carburant, contrôles)

·         Transmission des arrêtés d’aménagement pour les personnes en situation de handicap handicap au service de scolarité et les secrétariats de département.

·         Suivi des responsabilités civiles en partenariat avec les secrétariats des départements et la scolarité

·         Assurer la permanence telephonique des services lors des congés des personnels

·         Accueillir et guider les étudiants dans leur inscription administrative.

·         Assurer la permanence telephonique du service scolarité lors des periodes d’inscriptions et assister le service selon les besoins

·         Assurer le suivi et les relances des enquêtes à destination des étudiants en partenariat avec la scolarité

·         Assurer l’archivage de l’échantillonage pour soutenir les départements

·         Saisir et mettre à jour des bases de données