Assistant administratif - DIVONNE LES BAINS
Référence : O001231201279377
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : DIVONNE LES BAINS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité de la direction général et au seins du secrétariat général vous participerez en collaboration avec deux autres agents au bon fonctionnement de celui-ci.
Gestion du courrier
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
- Affranchissement ;
- Gestion des demandes des services pour l'envoi en nombre.
Assistanat de Direction
- Saisie de diverses notes de service ou internes ;
- Suivi de dossiers ;
- Gestion des agendas de la Direction Générale ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
-Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.
Gestion des assemblées
- Gestion administrative des commissions municipales ;
- Gestion du Conseil Municipal :
- Rédaction de certaines délibérations liées à l'administration générale ;
- Relecture et mise en page des projets de délibérations ;
- Envoi de la convocation ;
- Préparation du matériel et présence au conseil ;
- Gestion des procurations ;
- Préparation du compte-rendu du conseil ;
- Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;
- Suivi de conseil ;
Gestion administrative des actes en polyvalence ;
-Via l'outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
- Publication des actes via l'outil en ligne Publi'Act
- Reliures des registres
Gestion des demandes de consultation d'archives
Profil recherché
Savoirs
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités ;
- Maitrise des procédures administratives ;
- Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi'Act ;
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.
Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers ;
- Sens de l'organisation, rigueur ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens du relationnel et maitrise de soi ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Autonomie.
À propos de l'offre
-
Conditions d'exercice de l'emploi
- Travail en bureau ;
- Horaires fixes ;
- Travail ponctuel le soir pour les conseils municipaux ;
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité.
Autonomie Responsabilité
-Autonomie relative dans la mise en uvre des orientations et priorités définies par la collectivité ;
-Missions définies en concertation avec la Direction Générale des Services.
Relations fonctionnelles
- Relations directes et quotidiennes avec les services de la commune ;
- Relations avec les élus ;
- Relations avec divers contacts des projets de la ville.
Moyens techniques
- Outils bureautiques ;
- Logiciels WebDelib, Elise.
Rémunération statutaire
Avantages
- Prime annuelle
- Tickets restaurant
- Adhésion au CNAS
- Participation à la mutuelle
- Prise en charge de la prévoyance
- Télétravail possible
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 07/06/2024
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Assistante / Assistant de direction
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