Assistant administratif - secrétaire de l'UDAP d'Eure et Loir (Chartres) H/F
Référence : 2024-1759421
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DRAC Centre Val de Loire
Ministère de la Culture - Direction régionale des affaires culturelles du Centre-Val de Loire 6 rue de la Manufacture 45043 ORLEANS cedex - Localisation : Chartres (28)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Chef de service, l'agent/e assurera les missions suivantes :
Assistant/e du chef de service :
* gestion de son agenda et de ses déplacements professionnels
* organisation des réunions, tournées (permanences urbanisme) - préparation des dossiers de séance
Secrétariat du service :
1-L’accueil, l’information des usagers et le secrétariat :
- Assurer l’accueil téléphonique ( information de premier niveau aux usagers, prise de rendez vous);
- Enregistrement du courrier postal + des messages de la boite fonctionnelle : tri, départ, arrivée, expédition ;
- suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses
- Rédiger des comptes rendus, mettre en forme et valoriser les supports écrits
- Aider à la rédaction du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques,
- Classement des dossiers du service .
2- La participation à l’instruction des dossiers :
- Assurer la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents
- Saisie des dossiers d'urbanisme sous Patronum
- En période de congé ou d'absence autre, l'agent/e sera amené/e à enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs
- Téléchargement des règlements d’urbanisme (téléchargement, impression, classement, etc.)
3- La gestion des archives :
Le/la titulaire du poste est référent/ pour l’archivage des dossiers vivants (papier et numérique);
Il/Elle assure le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.
4- Missions complémentaires :
-Prise en charge de la logistique et des moyens matériels du service (planning des congés,commandes de fournitures, suivi de l'entretien des véhicules de service)
L'arrivée d'un nouveau chef de service pourra être l'occasion d'une évolution de certains des missions.
Profil recherché
Compétences attendues :
- Maîtrise ou engagement à acquérir des applications métiers (Agregee, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook)
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l’environnement professionnel d’une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs…)
Savoir-faire :
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s’adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
Savoir-être (compétences comportementales)
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux/se et organisé/e
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d’adaptation
- Capacité à accueillir et orienter des publics difficiles
- Capacité à gérer son stress
Langues
- Français Maîtrise
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Placée sous l'autorité de la Préfète de région, la Direction régionale des affaires culturelles de la région (DRAC) Centre-Val de Loire est chargée de mettre en œuvre les politiques du ministère de la Culture, au niveau régional. Ses missions portent sur les patrimoines, la création artistique, et les industries culturelles. La DRAC Centre-Val de Loire comprend six unités départementales de l’architecture et du patrimoine (UDAP) dont celle d'Eure et Loir, basée à Chartres.
Le département d'Eure-et-Loir est marqué par sa diversité, lisible dans ses paysages et architectures bien identifiées selon les secteurs. A la confluence de la Normandie, du Bassin Parisien, du Perche, de la Beauce et de la Vallée du Loir, c’est un territoire à la fois rural et marqué par sa proximité avec l’Ile-de-France. Il est aussi caractérisé par des édifices prestigieux (Cathédrale de Chartres et Patrimoine Mondial, châteaux de Châteaudun, de Maintenon, d’Anet, de la Ferté-Vidame, …), des centres anciens remarquables (Chartres couvert par un Secteur Sauvegardé, Dreux, Châteaudun, Bonneval, Nogent-le-Rotrou, …), et des problématiques paysagères fortes (les vues lointaines de la cathédrale, le développement éolien, les vallées de l’Eure et du Loir, …)
Descriptif du service
Le département compte 391 communes, 384 monuments historiques, un PSMV (Chartres), des sites inscrits ou classés principalement liés aux vallées (Eure, Avre, Loir), 10 AVAP approuvées ou en cours d’étude (Anet, Berchères-sur-Vesgre, Boncourt, Crécy-Couvé, Dreux, Epernon, Illiers-Combray, Montreuil-sur-Avre, Saint-Ouen-Marchefroy, Châteaudun ).
Plusieurs projets de nouveaux SPR, sont en cours d’étude (Thiron-Gardais, Bonneval, La Ferté Vidame) et la révision–extension du PSMV de Chartres est engagée.
L’UDAP d'Eure-et-Loir a pour mission essentielle l'instruction des dossiers de demandes de travaux au titre des codes de l'urbanisme, du patrimoine et de l'environnement. Elle veille à la qualité de l’architecture, à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de MH ou SPR). Elle participe au contrôle scientifique et technique sur les MH. Avec les autres services de l’État en région, elle participe également à la protection des sites et paysages, à l’aménagement du territoire et aux réglementations concernant l’environnement, l’urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.
Ce sont en moyenne 4500 à 5000 dossiers d’autorisation de droit des sols.
À propos de l'offre
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Télétravail possible à raison d'une journée par semaine après une période d'une durée nécessaire et suffisante pour permettre la bonne intégration dans l'environnement professionnel
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Le service est installé à Chartres (place de la République) et est composé de deux architectes (le chef de service ABF et son adjointe, contractuelle), d'un pôle d'instructeurs (1 ingénieur contractuel, 3 TSCBF - instructeurs) et d'un agent chargé de l'accueil et du secrétariat (titulaire du poste)
Relations hiérarchiques :
Le titulaire exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique de l’Architecte des Bâtiments de France, chef de service de l’UDAP d'Eure et Loir.Relations fonctionnelles :
avec l'ensemble des agents du service de l'UDAP
avec les autres services de la DRAC (SECAP, CRMH, SRA et SG)
avec les autres services déconcentrés de l’État, particulièrement les services de la préfecture de département avec les collectivités territoriales
avec les porteurs de projets. -
Vacant à partir du 02/01/2025
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Secrétaire
