Assistant administratif - Vacation

— les prises de contact avec les interlocuteurs extérieurs au service ;

Secrétariat et organisation administrative :

— gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;

— réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l’intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d’instruction ;

— gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;

— suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ;

— assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;

— organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;

— suivre les congés du service pour le compte du responsable ;

— assurer l’archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;

— tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;

— préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;

— mettre à jour et organiser les archives du service.

Vous serez placé sous l’autorité du responsable du service.

Contacts internes :

— Liaisons fonctionnelles internes ;

— Chefs d’unité ;

— SGCD ;

— Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers :

— Agents et cadres

— Relations avec l’extérieur ;

— Les services de la Préfecture ;

— Les services de l’État ;

— Les acteurs de l’aménagement et bureaux d’études ;

— Les usagers et les élus, collectivités.