Assistant administratif - VILLE DE DUNKERQUE

La Mission Séniors est un service municipal qui est entièrement dédié aux ainés dunkerquois, actifs ou retraités. Elle s'efforce de renouveler et multiplier l'offre de loisirs et d'accompagner les plus âgés. Ainsi, la Mission Séniors, c'est une combinaison de petites attentions qui peuvent faire plaisir aux aînés, grâce à de nombreux partenariats dans les domaines de la culture, du sport, et des loisirs.
Vous contribuerez à l'organisation administrative et logistique des grands évènements gérés par la Mission séniors (Bonus Séniors, carnaval, voyages et sorties culturelles). Rejoignez une équipe dynamique et pleine de projets pour faire de Dunkerque une ville où il fait bon vieillir, une ville amie des aînés !

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

? GESTION DE LA CAMPAGNE BONUS SENIORS

Gérer et mettre à jour le logiciel Elissar.
Créer, envoyer et suivre les courriers et les coupons réponses, en lien avec le prestataire.
Gérer les réclamations et les réponses hors délais.
Préparer les distributions avec le gestionnaire d'animation (planning, commandes, matériel...).

? APPUI A L'EQUIPE DES GESTIONNAIRES D'ANIMATION

Créer et gérer les outils de suivi et d'évaluation pour toutes les activités organisées.
Apporter votre soutien sur le volet administratif de leur travail (préparation des commissions d'attribution, contacts de prestataires, dossiers d'inscriptions, réponses aux courriers et aux mails, réservations de salles...).
Venir en appui aux démarches administratives demandées ponctuellement par la responsable du service (rédaction de courrier, mise en forme de documents...).

? ACCUEIL DU PUBLIC

Accueillir et informer sur les questions liées à la campagne des bonus et aux dossiers suivis par l'équipe de gestionnaire d'animations.
Identifier les besoins de la personne âgée et la mettre en relation avec les services concernées.
Gérer la boîte mail de la Mission Séniors en lien avec l'agent d'accueil.
Assurer le remplacement de l'agent d'accueil en cas d'absence.

? CONTRIBUTION AUX PROJETS ET AU FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION

Être l'un des administrateurs du portail seniors : participer au travail sur la dématérialisation des inscriptions et à la gestion du portail habitant.
Apporter un soutien administratif ponctuel pour les différents services pour des dossiers spécifiques.
Aider et participer aux différentes actions et projets menés et assurer la représentation de la direction.
Accompagner des services civiques et des stagiaires.