ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DU SERVICE SCOLARITE
Référence : 2025-1952653
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Sciences Po Lille / IEP Lille
Sciences Po Lille - Localisation : 9 Rue Auguste Angellier 59000 Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1874€ brut mensuel € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions
L’assistant(e) administratif(ve) assure un appui essentiel au responsable du service des études, de la scolarité et de la vie étudiante. Il/elle accueille et oriente les étudiants de Sciences Po Lille afin de faciliter leurs démarches administratives. Il/elle assure également le secrétariat du service et le suivi de plusieurs dossiers administratifs.
Activités principales
Accueil et orientation des étudiants
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et par mail des étudiants.
- Informer et orienter les étudiants dans leurs démarches administratives.
Appui au responsable de service
- Assurer le suivi administratif des demandes de Régime Spécial d’Études (RSE) et des aménagements liés au handicap.
- Organiser les réunions du responsable de service (convocations, ordre du jour, préparation des documents, rédaction et diffusion des comptes rendus).
- Gérer la prise de rendez-vous avec les étudiants dans le cadre du suivi de leurs dossiers RSE ou handicap.
Secrétariat administratif du service
- Gérer la boîte mail générique du service.
- Rédiger et diffuser des comptes rendus et autres documents administratifs.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Mettre à jour les documents réglementaires (calendriers, règlements, procédures).
- Coordonner la réalisation du trombinoscope des étudiants.
- Participer au suivi administratif de la délivrance des diplômes.
- Délivrer les relevés de notes et certificats de scolarité à la demande des étudiants.
- Gérer le matériel informatique mis à disposition des étudiants dans le cadre du prêt de soutien.
Profil recherché
Vous êtes une personne dynamique, motivée, ayant le sens du contact et du travail en équipe. Vous aimez accompagner, anticiper et rendre service. Vous êtes curieux/curieuse et possédez de bonnes qualités rédactionnelles et humaines ?
Vous souhaitez rejoindre une équipe ouverte, moderne, réactive et investie ?
Vous maîtriser les outils bureautiques et notamment la suite Office. Une expérience dans le domaine du secrétariat de direction peut être un plus. Débutants acceptés si très motivés et dynamiques !
Compétences
Savoirs (connaissances)
Organisation de l’enseignement supérieur
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Savoir-faire
Utiliser les logiciels de gestion du domaine (APOGEE, CELCAT) et les logiciels de bureautique
Travailler en équipe
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Planifier son activité
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Informer et rendre compte
Compétences comportementales
Savoir-être
Sens du service public
Organisation et autonomie
Rigueur/Fiabilité
Polyvalence
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sciences Po Lille est un établissement public administratif d’enseignement supérieur et de recherche. L’école est membre du Réseau ScPo, constitué de 7 Sciences Po à l’échelle nationale, et participe à l’Etablissement Public expérimental (EPE) Université de Lille. Chaque année, elle offre à près de 2.000 étudiantes et étudiants (en formation initiale) et à 180 auditrices/auditeurs (en formation continue) une formation pluridisciplinaire de haut niveau en sciences humaines et sociales.
Après un premier cycle de formation généraliste (2 ans) et une année de mobilité internationale, les étudiants sont répartis dans une vingtaine de parcours différents (14 majeures, doubles diplômes avec ESJ et EDHEC, formations co-accréditées avec université, diplômes d’établissement).
Pour assurer ses missions, l’école s’appuie sur une quarantaine d’enseignantes et enseignants en poste, près de 700 intervenantes et intervenants extérieurs et 70 personnels administratifs, techniques et de bibliothèque. Son budget est de l’ordre de 7,5 millions d’euros par an.
Descriptif du service
La ou le futur(e) assistant(e) administratif(ve) est recruté(e) au sein du service des études, de la scolarité et de la vie étudiante. Ce service, sous autorité administrative du directeur général des services (DGS), assure la gestion de la scolarité des étudiants en formation initiale et les actions liées à la vie étudiante au sein de l’école.
Elle ou il travaille sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service des études, de la scolarité et de la vie étudiante.
À propos de l'offre
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Type de recrutement
-Emploi ouvert aux contractuels uniquement
-Contrat à durée déterminée jusqu'au 31/08/2026 (contrat renouvelable)
-Rémunération : 1874 € brut / moisCalendrier de recrutement
- Publication de l’avis de recrutement jusqu'au 04 septembre 2025
- Auditions des candidats le mercredi 10 septembre 2025
- Prise de poste le lundi 15 septembre 2025Modalités de candidature
Le dossier de candidature, constitué d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae, doit être envoyé dans les meilleurs délais, et jusqu’au 4 septembre 2025, à l’attention de Monsieur Jean-Louis Bergez, directeur général des services de Sciences Po Lille à l’adresse électronique : recrutement_administratif@sciencespo-lille.eu
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Conditions d’exercice et sujétions particulières liées à la fonction
- Lieu d’affectation : Sciences Po Lille, 9 rue Angellier à Lille (Métro République Beaux-Arts)
- Temps complet (37h20 par semaine)
- Volume de congés : 3,75 jours/mois -
Vacant à partir du 25/08/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
