Assistant administratif à l'UDAP 69 et métropole de Lyon
Référence : 2025-2102095
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : DRAC Auvergne Rhône Alpes
- Localisation : 6 quai Saint-Vincent 69283 LYON CEDEX 01
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé sous l'autorité directe du chef de service, le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes :
1- Responsable des relations avec le public : accueil, accompagnement :
Fonctions mutualisées et réparties sur 3 secteurs géographiques : assurer la réception des sollicitations du service via la messagerie électronique ou le téléphone afin d'analyser la nature, hiérarchiser les demandes et apporter les réponses de premier niveau ou réorienter si nécessaire.
2- Secrétariat / assistance des Architectes des bâtiments de France (ABF) adjoints, secteur Sud - Lyon 1-2-4-7 et secteur Nord - Lyon 3-6-8 :
- assurer le suivi administratif des dossiers des secteurs géographiques attribués :
- réception / localisation / tri, veille et enregistrement sur les consultations de permis de construire (PC) ou permis d'aménager (PA) - logiciel Patronum ;
- notification des avis dématérialisés, ou classement papier des dossiers, pré-archivage mensuel ;
- réception, gestion du suivi des consultations préalables, classement papier/numérique.
- saisie, finalisation de courriers / courriels ;
- gestion des RV sur terrain ou au bureau, organisation de réunions, contact avec les usagers (professionnels, institutionnels, collectivités, administrations) ;
- assistance réservation des véhicules sur le logiciel GIR.
3- Cellule patrimoine : référent administratif et secrétariat général sous la conduite du responsable de cellule, ABF ou ingénieur :
- gestion / coordination administrative :
- planning des réunions, organisation, ordre du jour, compte-rendu ;
- gestion des consultations préalables concernant les Monuments Historiques (MH) ;
- assistance, suivi des tableaux programmation des travaux d'entretien sur MH.
- enregistrement des demandes de travaux sur MH (logiciel Agrégée / Patronum) :
- transmission internes / externes ;
- recensement des demandes de subvention ;
- tableau de suivi des demandes d'autorisation sur MH, du Contrôle Scientifique et Technique (CST) / agents désignés.
- suivis des avis, pré-avis, suites de la Commission Régionale du Patrimoine et de l'Architecture (CRPA) :
- tenue des répertoires des interlocuteurs et ressources de la cellule ;
- modes opératoires de la cellule (procédures, bureautique, doctrine, juridique, archivage, statistiques et communication) ;
- référent Agrégée / Patronum en interface avec les services patrimoniaux.
4- Projet de service : contribution au fonctionnement, soutien au management et participation à la démarche :
- archives / responsable coordination du service pour la gestion des archives annuelles et le plan de classement ;
- fournitures, fonctionnement : référent du service ;
- contribution aux réunions de service bimensuelles, réunions thématiques.
Profil recherché
Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert) : expert
Compétences techniques
- maîtrise des applications, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook, Patronum, Open ADS et Agrégée)
- pratique des outils collaboratifs : plateformes type Nasaura, Osmose
- maîtrise des pratiques de rédaction administrative
- maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- maîtrise de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés notamment)
- connaissance en droit de l?urbanisme et du code du patrimoine
- maîtrise des représentations dans l'espace (plans de situations, de masse, vues en 2D ou 3D...)
Savoir-faire :
- analyser une demande
- accompagner l'usager dans une approche globale sur le plan technique et administratif,
- comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure
- hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier
- organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique)
Savoir-être :
- aptitude à travailler en équipe et en transversal, sens des relations humaines
- être rigoureux
- être autonome
- anticipation, et sens de l'initiative
- réactivité
- capacité d'adaptation
- sens de l'analyse et esprit de synthèse
- devoir de réserve
- discrétion professionnelle
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine (UDAP) participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables). Avec les autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.
Descriptif du service
L'UDAP 69 comprend 11 personnes :
1 AUE-ABF chef de l'UDAP
2 AUE-ABF adjoints
4 techniciens des services culturels et des Bâtiments de France
2 ingénieurs des services culturels et du patrimoine
2 agents de la filière administrative
Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité du chef de service, et en lien direct avec les autres architectes des bâtiments de France.
Liaisons fonctionnelles :
Relations internes : équipe technique et secrétariat, direction et autres services du pôle architecture et patrimoine, ou de la DRAC
Relations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public
À propos de l'offre
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Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du Code du travail, des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.
Poste ouvert aux SEADM Groupe RIFSEEP 3Association du personnel proposant de nombreuses activités de loisirs à tarifs attractifs ; Carte Culture offrant la gratuité ou des réductions tarifaires sur les droits d'entrée des établissements culturels du ministère ainsi qu'un accès prioritaire (pour le titulaire de la carte et un accompagnant) ; Mise à disposition d'un riche catalogue de formations ; accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels ; parcours nouveaux arrivants Congés : 32 jours de congés annuels + 13 jours de RTT (cycle 38h30 hebdo) ; Restaurant administratif auprès du CNSMDL.
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- possibilités de déplacement pour les réunions en collectivités ou sur le terrain
- contact permanent auprès du public
- astreinte aux délais de réponse aux sollicitations
- adaptabilité et polyvalence en cas de nécessité de service -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/02/2026
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Secrétaire
