Assistant administratif au pôle carrière (f/h) - MAIRIE DE DOUAI

Sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du pôle carrière - retraite, vous serez en charge de la gestion administrative du pôle carrière - retraite. Le pôle se compose de la coordinatrice et de 2 gestionnaires RH.
Au-delà de ses missions quotidiennes, la Direction des ressources humaines composée de 18 agents travaille dans un milieu bienveillant où le dialogue social, le bien-être au travail sont préservés, à l'initiative d'un journal RH, d'actions ciblées bien être et de sport au travail.
Alors rejoignez notre équipe dynamique et venez apporter vos compétences !

Gestion de l'accueil téléphonique et du courrier :
? Recevoir, filtrer les courriers électroniques à l'aide du logiciel interne de gestion du courrier,
? Filtrer des appels, prise de messages.
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
? Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents, attestations et courriers,
? Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers.
Effectuer l'organisation matérielle des instances paritaires :
? Préparer les dossiers,
? Envoyer et suivre les convocations,
? Mettre à jour les listes officielles des membres,
? Coordonner l'organisation matérielle des séances,
? Suivre les comptes rendus et les avis des instances.
Effectuer le traitement et le suivi des carrières des agents ville et CCAS :
? Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers (cumul activités, demande de temps partiel....),
? Anticiper les divers renouvellements (disponibilité, congés parental....),
? Mettre à jour les dossiers administratifs des agents,
? Suivre les échéanciers du pôle et effectuer les relances,
? Effectuer et suivre le rendu exécutoire des actes dans le logiciel.
Gérer les nominations des agents permanents :
? Constituer le dossier administratif,
? Effectuer le suivi trimestriel du stagiaire avant titularisation,
? Contrôler les pièces justificatives avant titularisation,
? Numéroter les actes administratifs des dossiers des agents,
? Suivre et garantir le circuit de signature des actes administratifs,
? Enregistrer les actes et les notifier aux agents.
Effectuer le classement et l'archivage :
? Gérer l'information, classer et archiver des documents et des dossiers.
Dans un esprit de travail d'équipe vous serez amené(e) à apporter une aide ponctuelle sur d'autres missions gérées par le pôle.