Assistant administratif au pôle conditions de travail (f/h) - MAIRIE DE DOUAI

Le pôle conditions de travail de la Direction des Ressources Humaines a pour ambition de favoriser la qualité de vie au travail des agents de la ville et du CCAS en participant à offrir des conditions de travail optimisées et une prise en charge individualisée des agents.
Le pôle santé et conditions de vie au travail met en ½uvre, anime et coordonne la politique de la collectivité en matière de santé au travail en cohérence avec la politique des ressources humaines et les orientations stratégiques de la collectivité dans toutes ses composantes : médicale, psychologique, sociale et environnementale. Il assure, entre autres, la surveillance médicale des agents et mène des actions individuelles et collectives de promotion de santé.

Rattaché(e) au coordinateur du pôle conditions de travail, vous l'assistez dans la gestion administrative des dossiers.

Assurer et optimiser le suivi des dossiers devant les instances médicales et des organisations tiers (médecine préventive, assurance, etc ...) :
? Assister les personnes dans la constitution de leur dossier
? Saisir les instance médicales, suivi administratif des dossiers (courriers, prises des actes administratifs sur les logiciels dédiés, ...), mise à jour de tableau de bord, rédaction des arrêtés,
? Suivre les actions de prévention

Assurer et optimiser le secrétariat lié à la médecine préventive :
? Transmettre les convocations et les fiches d'aptitudes aux chefs de service,
? Suivre les visites (pré reprises, reprises, suivi médical, ...)
? Saisir la médecine préventive en cas de besoin,
? Mettre à jour le tableau des restriction médicales,

Instruire les dossiers et en assurer leur suivi :
? Centraliser les données, établir des tableaux de suivi,
? Mettre à jour les bases de données,
? Numériser les dossiers (courriers, prises des actes administratifs, fiche de comptabilité santé/poste, déclarations d'accidents du travail et maladies professionnelles ...),
? Assurer le suivi des indicateurs, réaliser des statistiques et renseigner les divers rapports,

Effectuer l'organisation matérielle des formations spécialisées :
? Préparer les dossiers,
? Envoyer et suivre les convocations et mettre à jour la liste officielle des membres,
? Coordonner l'organisation matérielle des séances,
? Corriger et mettre en forme les compte-rendu,

Assurer le suivi du handicap définir et proposer des méthodes et des outils d'évaluation des risques :
? Suivre les dossiers RQTH, assister à la déclaration annuelle "FIPHFP"
? Suivre le budget "aménagement de poste"