Assistant administratif au sein d’un axe de recherche au LPENS – Paris (H/F)
Référence : UMR8023-TAKKON-005
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre national de la recherche scientifique (CNRS)
- Localisation : 75005 PARIS 05 (France)
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels à partir de 2497 brut mensuel € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Le/la gestionnaire assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l’axe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, de la communication et de l’évènementiel dans un contexte international. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l’axe de recherche et sous l’autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l’axe MDQ.
Activités :
Principales activités
1. Gestion des budgets d’équipement scientifique des équipes de l’axe MDQ
- Veille sur l’exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier,
- Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Sorbonne Université et Université Paris Cité, PSL. )
- Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison)
- Contact avec les services financiers du LPENS pour confirmer les livraisons/services faits
- Vérification que les paiements sont effectués
- Contact avec les fournisseurs en France et à l’étranger.
Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services du LPENS. Contacts à l’étranger (en anglais).
2. Préparation des missions des personnels de l’axe, organisation d'évènements
- Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs
- Commande des billets de train et d’avion, réservation d'hôtels
- Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin
3. Soutien administratif
- Aide au reporting
4. Communication de l’axe
- Être un relai au sein de l’axe de la communication interne et externe.
- Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe…)
- Communication sur les réseaux sociaux
-
5. Participation à la vie de l’axe à l’ENS
- Réservation de salles pour les réunions
- Mise en place des visioconférences
- Organisation d’évènements sociaux
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d’autres aspects en fonction des besoins de l’axe.
Contexte de travail :
Le laboratoire et les bureaux de l’axe MDQ sont situés au sein du LPENS, 24 rue Lhomond 75005 Paris. L’axe est composé de 7 équipes de chercheurs permanents, doctorants et postdoctorants. La personne recrutée sera amenée à s’intégrer au sein de l’axe et travailler quotidiennement avec tous ses membres.
La personne recrutée sera formée par les membres des services de gestion des différentes tutelles de l’axe.
Profil recherché
Competences :
Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins de l’axe MDQ dont vous aurez en charge la coordination administrative.
Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.
Compétences
Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat.
Savoir faire
• Maîtriser les outils de bureautique
• Maîtriser les techniques de reporting
• Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières
• Savoir planifier et respecter des délais
• Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
• S'adapter aux différents outils et procédures
• Travailler en équipe tant au sein de l’axe qu'au sein du service
• Maîtriser l'anglais écrit et oral
• Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)
Savoir être
• Avoir le sens du service
• Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
• Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
• Respecter la confidentialité
• Faire preuve de réactivité et de proactivité
• Être autonome
Contraintes et risques :
RAS
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
- Spécialisation Comptabilité, gestion
Langues
- Français Seuil
Qui sommes-nous ?
Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16 000 chercheurs et plus de 16 000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.
Depuis plus de 80 ans, le CNRS développe des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait du CNRS un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde.
Le partenariat qui lie le CNRS avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
À propos de l'offre
-
Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
-
Vacant
-
Chargée / Chargé de la coordination administrative
