Assistant administratif de direction auprès de la Directrice générale adjointe (h/f)
Référence : O094241029001353
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Bonneuil-sur-Marne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattaché.e à la Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Aménagement durable, Cadre de vie et Patrimoine, vos missions principales consistent à l'assister dans l'organisation et la gestion administrative des différents secteurs et de dossiers spécifiques.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction du pôle,
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres " catastrophe naturelle ",
- Organisation des commissions " accessibilité aux personnes handicapées ",
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.
Cycle horaire de travail : base de 36h30 soit 25 jours CA et 9 RTT.
Profil recherché
Expérience et Formation
- Expérience confirmée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction,
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d'un service,
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et du statut de la FPT,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtriser les orientations et priorités des élus,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings : absences (formation, délégations diverses, ...), congés, etc.,
- Appliquer les procédures internes
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Proposer des améliorations de fonctionnement du service au niveau des méthodes et/ou sur le plan organisationnel.
Autres compétences
- Etablir une relation de confiance avec le(s) responsable(s) et savoir lui rendre compte,
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
Qui sommes-nous ?
Ville dynamique et solidaire, Bonneuil-sur-Marne situé à 18km de Paris dans le Val-de-Marne est au service de ses 19.000 habitants et administrés et 600 agents.
La ville est desservie par les grands axes de communication depuis Créteil-Pointe du Lac par le biais du métro 8, le RER A Bonneuil-Sucy, de nombreuses lignes de bus : 393, 308, 117 et 104, ainsi que l?autoroute A4 à proximité.
Situé en bordure de la Marne, sud-est de Paris, Bonneuil est une ville jeune et multiculturelle, 30% de ses habitants ont moins de 20 ans.
Elle compte parmi les 16 communes qui forment le territoire du Grand Paris Sud-Est Avenir.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
recrutement@bonneuil94.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 7 rue d'Estienne d'Orves - CS 70027
94381 BONNEUIL SUR MARNE CEDEX
Pour soutenir l'impulsion et le dynamisme de la politique portée par le Maire et l'équipe municipale, la ville de Bonneuil sur Marne recherche de nouvelles compétences.
Régime Indemnitaire RIFSEEP
Prime Annuelle
Comité d'uvre sociale
Contrat Groupe Mutuelle et Prévoyance -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 28/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
