Assistant administratif de l'Etablissement d'Enseignement Artistique Haut Nivernais Val d'Yonne

Finalité du poste :
Assurer l'accueil et le suivi des élèves de l'établissement d'enseignement artistique en lien avec les enseignants et la directrice de l'établissement ;
Assister celle-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.

Le poste est rattaché à l'établissement d'enseignement artistique de la Communauté de Communes Haut Nivernais Val d'Yonne, fréquentée par environ 250 élèves, située au 30 rue Jean-Jaurès, 58500 Clamecy.

Le temps de travail : temps partiel, 20h par semaine, avec des horaires atypiques et nécessité d'une souplesse (horaires ponctuellement modifiés en fonction des programmations d'évènements et auditions)

Contacts directs avec les publics (élèves, parents d'élèves).

Missions:
Accueil:
* accueillir et orienter les élèves,
* accueillir le public sur place ou par téléphone et le renseigner
* participer à la logistique du fonctionnement courant de l'établissement et des manifestations
* déplacements ponctuels (principalement dans le périmètre de la Communauté de Communes)

Assister la directrice :
* assister dans la préparation des dossiers (projets pédagogiques, budget),
* assister dans le suivi des Ressources Humaines,
* assister dans la préparation des évènements,
* préparer les bilans et statistiques,
* participer à l'élaboration du projet d'établissement, du règlement et du Conseil d'Etablissement
* accompagner dans la formalisation des procédures (équipe pédagogique, usagers)
* assurer l'interface entre l'administration et les professeurs, en cas d'absence du directeur

Secrétariat :
* assurer les tâches liées à la scolarité des élèves (suivi des inscriptions, présences....)
* constituer les dossiers administratifs à destination des familles, saisir les dossiers réinscriptions et d'inscriptions
* mettre à jour des dossiers, suivre les présences et les absences
* assurer la facturation (établir les factures et les transmettre au service comptabilité de la Communauté de Communes)
* saisir les courriers, mails
* effectuer et mettre à jour l'inventaire du matériel (instruments de musique et matériel son), du mobilier et des partitions ; assurer le suivi des prêts de matériel musical ;
* assurer le suivi des besoins en fournitures courantes et en prestations d'entretien et de sécurité
* suivre le parc instrumental et gestion des prêts d'instruments (contrat de prêt)
* gérer la bibliothèque de l'école de musique (partitions, CD)
* participer à la communication interne (information des parents, du service Culture)