Assistant administratif de la direction de l'environnement et du développement durable

- Assurer la communication, le partage de l'information et le lien entre les différents agents de la direction, des service supports ainsi que les relations avec les usagers et les partenaires.
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique des usagers et traiter les demandes
- Gérer ou orienter l'ensemble des correspondances reçues.
- Assurer la conception et la complétude administrative et comptable de documents et de tableau de bord.
- Assurer le remplacement de l'assistant(e) administratif(ve) du pôle cycle de l'eau.

1. Accueil téléphonique et physique du public et gestion des correspondances
* Recevoir, orienter et assurer les réponses aux demandes (téléphoniques, courriels, courriers et physique)
* Traiter l'ensemble des demandes soit directement pour les demandes usuelles, soit en se référent à un responsable pour les demandes sortant des procédures ordinaires
* Assurer le suivi des demandes usuelles (dotations de contenants, collecte, déplacement de contenants...) et la gestion des doléances jusqu'à leur réponse
* Réceptionner et enregistrer les courriers puis rédiger les projets de réponses pour les demandes usuelles
* Préparer et mettre en forme les actes administratifs
* Réaliser les comptes-rendus des différentes réunions, commissions, comités et rencontres
* Préparer les comités et les commissions : ordre du jour, compilation des documents
* Assurer la mise en page, le suivi de la signature et l'envoi de tous les courriers

2. Gestion administrative
* Rédaction et des rapports annuel et d'activité de la direction
* Suivre et gérer les demandes de subvention
* Saisir et valider les tonnages de l'ensemble des flux collectés et accueillis
* Elaborer et remplir des tableaux de bord et produire des indicateurs
* Suivre, éditer et transmettre les titres de recette avec les partenaires institutionnels
* Assurer la mise à jour des progiciels du service : gestion des services et des usagers
* Gérer le planning de présence de l'ensemble des agents la direction
* Assurer la saisie et le classement des informations de reporting (tickets de pesées, titres d'évacuation ou de rachat de matière...)

3. Gestion comptable
* Réaliser l'interface entre les techniciens ou les services supports et les fournisseurs (délais, documents comptables, ...) pour garantir le bon déroulement des commandes
* Contrôler la complétude des dossiers de commande aux fournisseurs et partenaires
* Participer à l'élaboration budgétaire et suivre sa bonne exécution
* Etablir des statistiques

4. Organisation et logistique
* Gérer les fournitures de bureau
* Recenser les besoins en fournitures de pharmacie, de vêtement et d'équipement de prévention individuelle en lien avec l'assistante de prévention