Assistant administratif des services (F/H)
Référence : 2025-1923079
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
INRIA Paris
Centre Inria de Paris - Localisation : 48 RUE BARRAULT 75013 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires relative à la grille des Techniciens de Recherche dépendant du Code de la Recherche
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L'assistant administratif des services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Elle.il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.
Elle.Il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
Elle.Il pourra être amené.e, en fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques à certains services.
Secrétariat :
- Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,…).
- Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques,…
- Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs puis en analyser les données.
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
Organisation et gestion administrative :
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions,…)
- Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation.
- Assurer la « mémoire du service » (classement, archivage papier et numérique,…).
- Coopérer sur des activités spécifiques avec un.e assistant.e de direction et/ou un.e autre assistant.e de services.
Profil recherché
Savoirs
- Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique
- Connaître les principes de gestion budgétaire
- Avoir une connaissance de base concernant l'organisation liée à l'assistanat multi-services
Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
- Maitriser l’anglais écrit et oral
- S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Mettre en oeuvre les techniques de reporting
- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
- Mettre en oeuvre les techniques budgétaires
- Appliquer les procédures administratives
- Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche serait apprécié.
Savoir-être
- Etre disponible et à l’écoute
- Etre ouvert.e aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…)
- Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Travailler en équipe
- Etre rigoureux.se
- Respecter la confidentialité
- Faire preuve de créativité et être force de proposition
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Ce poste est ouvert dans le cadre d'une mobilité inter-fonction publique, par concéquent, il est ouvert aux agents fonctionnaires ou en CDI au sein de la fonction publique.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le centre de recherche de Paris, situé dans le 13ème arrondissement, conduit ses activités scientifiques en développant des partenariats étroits avec les meilleures équipes internationales, le monde de l’industrie et celui des services. Il tire parti d’échanges riches avec les nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
