Assistant administratif des services (F/H)
Référence : 2025-1923098
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
INRIA Paris
Centre Inria de Paris - Localisation : 48 rue Barrault - 75013 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires correspondant aux grilles TR du code de la recherche
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Assurer l’interface avec les services d’appui du centre et des partenaires (pour les équipes communes), notamment service administratif et financier, service dépenses, service ressources humaines, service communication et médiation ;
- Diffuser l’information aux membres de l’équipe : nouveautés réglementaires, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) ;
- Préparer l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, … ;
- Conseiller les membres de l’équipe dans la prise en mains et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées
- Organiser les réunions d’équipe, les séminaires, les soutenances de thèses et de HDR, en lien avec les services dédiés (logistiques).
- Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).
- Être un point de cohésion de l’équipe, notamment dans un contexte de multilocalisation des sites et/ou des agents.
- Suivre le budget global de l’équipe de manière consolidée avec les budgets existants chez les partenaires pour les équipes communes (universités, autres EPST …).
- Préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) sur les différentes ressources financières de l’équipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;
- Aider à l’optimisation de l’utilisation des ressources budgétaires de l’équipe de recherche selon le calendrier budgétaire.
- Coordonner et suivre les achats de l'équipe, en lien avec le service financier du centre (informer sur les marchés existants et les procédures à respecter).
- Assister les scientifiques dans l’organisation de leurs déplacements : informer sur la réglementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d’hébergement
- Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe du centre et de l’institut ;
- Documenter et mettre à jour le site web de l’équipe celui dédié à évènement scientifique (programme, organisateurs, orateurs, contributions, logistique) ;
- Coordonner l’organisation administrative et logistique d’un évènement scientifique (workshop, conférence) : prospecter pour le choix d’un lieu, effectuer les réservations, préparer et suivre le budget, organiser les déplacements des invités, accueillir les participants ….
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
- Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
- Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (EKSAE) et répondre à des demandes spécif
- Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
- Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi
Profil recherché
SAVOIR
Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les outils de bureautique
Maîtriser les techniques de reporting
Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
Savoir planifier et respecter des délais
Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
S'adapter aux différents outils et procédures
Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
Maîtriser l'anglais écrit et oral
Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)
SAVOIR-ETRE
Avoir le sens du service
Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
Respecter la confidentialité
Faire preuve de réactivité et de proactivité
Etre autonome
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le centre de recherche de Paris conduit ses activités scientifiques en développant despartenariats étroits avec les meilleures équipes internationales, le monde de l’industrie et celui des services. Il tire parti d’échanges riches avec les nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).
Descriptif du service
Positionné(e) au coeur des équipes de recherche (équipes Inria ou équipes communes avec d’autres organismes), l’AER assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services support d’Inria et de ses partenaires.
Il/elle facilite le fonctionnement d’une ou plusieurs équipes de recherche et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel, dans le respect des techniques, règles et procédures d’Inria. Il/elle assure ses missions auprès d’un ou plusieurs responsables d’équipes de recherche (responsables fonctionnels) et sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du service AER. Il/elle participe à la vie du service SAER.
À propos de l'offre
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Ce poste est ouvert dans le cadre d'une mobilité inter-fonction publique, par conséquent, il est ouvert aux agents fonctionnaires ou en CDI au sein de la fonction publique.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
