Assistant administratif des services (F/H)
Référence : 2025-1924695
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
INRIA Paris
Centre de recherche Inria de Paris - Localisation : 48 rue Barrault - 75013 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires relative à la grille des Techniciens de Recherche dépendant du Code de la Recherche
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat :
- Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,…).
- Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques,…
- Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs puis en analyser les données.
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
Organisation et gestion administrative :
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions,…)
- Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation.
- Assurer la « mémoire du service » (classement, archivage papier et numérique,…).
- Coopérer sur des activités spécifiques avec un.e assistant.e de direction et/ou un.e autre assistant.e de services.
Profil recherché
Savoirs
Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique
Connaître les principes de gestion budgétaire
Avoir une connaissance de base concernant l'organisation liée à l'assistanat multi-services
Savoir-faire
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
Maitriser l’anglais écrit et oral
S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Mettre en oeuvre les techniques de reporting
Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
Mettre en oeuvre les techniques budgétaires
Appliquer les procédures administratives
Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche serait apprécié.
Savoir-être
Etre disponible et à l’écoute
Etre ouvert.e aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…)
Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
Travailler en équipe
Etre rigoureux.se
Respecter la confidentialité
Faire preuve de créativité et être force de proposition
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Inria est l’institut national de recherche dédié aux sciences et technologies du numérique. Il emploie 2600 personnes. Ses 215 équipes-projets agiles, en général communes avec des partenaires académiques, impliquent plus de 3900 scientifiques pour relever les défis du numérique, souvent à l’interface d’autres disciplines. L’institut fait appel à de nombreux talents dans plus d’une quarantaine de métiers différents. 900 personnels d’appui à la recherche et à l’innovation contribuent à faire émerger et grandir des projets scientifiques ou entrepreneuriaux qui impactent le monde. Inria travaille avec de nombreuses entreprises et a accompagné la création de plus de 200 start-up. L'institut s'efforce ainsi de répondre aux enjeux de la transformation numérique de la science, de la société et de l'économie.
Descriptif du service
Dans un contexte très dynamique, l’assistant.e administratif apporte un soutien de proximité au Service Transferts pour l'Innovation et Partenariats (STIP), et l'Inria Start-up Studio (ISS). Ce périmètre est bien entendu susceptible d'évoluer en fonction des besoins.
Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale et en lien étroit avec les membres des services STIP et de l'ISS, l'assistant.e administratif des services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Elle.il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.
Elle.Il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
Elle.Il pourra être amené.e, en fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques à certains services.
À propos de l'offre
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Ce poste est ouvert dans le cadre d'une mobilité inter-fonction publique, par conséquent, il est ouvert aux agents fonctionnaires ou en CDI au sein de la fonction publique.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
