Assistant administratif Direction des Sports (h/f) - Romainville

Commune de 33 266 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l'Est parisien en fort développement, reliée à Paris directement par la ligne 11, membre de l'Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en ½uvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.

Pour assurer le secrétariat de la direction des Sports, la ville recrute :

un.e Assistant.e administratif.ve à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux - C -
Remplacement - CDD de 6 mois
Poste ouvert aux contractuels


Placé.e sous l?autorité du/de la directeur.rice des Sports, le.la assistant.e administratif.ve recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des directions des Sports et de l'Enfance Loisirs en polyvalence avec les autres services à la population, Citoyenneté et éducation populaire, Culture et Accueil unifié.
Il/Elle suit les dossiers administratifs et financiers, gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Il/Elle apporte une aide permanente aux directions et aux responsables de pôle (sports) et responsables de zone (enfance loisirs).

Vous êtes l'interlocuteur.trice de proximité de l'ensemble des publics en lien avec la direction (usagers, scolaires, associatifs). Précisément, vous :
* assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers de la direction
* prenez contacts et les rdv avec les usagers et associations
* traitez et orientez les demandes vers la direction ou les responsables des secteurs concernés (activités physiques et sportives, équipements sportifs)

Vous apportez un soutien administratif et logistique aux responsables de secteurs et à la direction, et vous :
* suivez, gérez et classez les courriers (interne, externe, circuits de validation)
* organisez des réunions (prise de rendez-vous, réservations de salle, matériel, invitations...)
* contribuez au suivi des activités sportives et de loisirs : Ecole municipale des Arts, des Savoirs et des Sports (EMASS) et du Centre Oxygène en assurant le suivi des places disponibles pour les activités, la gestion des inscription, des relances, des retards et des impayés avec le guichet unique
* tenez et mettez à jour le registre des factures
* suivez les conventions passées avec les associations sportives ainsi que les demandes de subvention en nature
* assurez l'organisation et le suivi des randonnées proposées par la direction en lien avec les éducateurs sportifs référents
* gérez les réservations de salle et de matériel en lien avec le service Evènementiel
* suivez les demandes de transport des associations en lien avec le garage municipal
* gérez, distribuez et suivez les commandes de fournitures de bureau