Assistant administratif en UFA
Référence : 2025-2112648
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP ViaPro) - Localisation : UFA LOUIS PASTEUR
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un assistant administratif H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe pédagogique.
Dans ce rôle, vous serez chargé(é) de diverses missions visant à assurer un environnement éducatif positif et favorable pour nos apprentis.
Vous serez chargé d'organiser l'accueil et l'information des différents interlocuteurs du service.
Pour ce faire, vous établirez et entretiendrez des relations avec les partenaires internes et externes et vous serez l'interface entre l'UFA, les entreprises et les apprentis.
Vous serez chargé d'assurer le suivi quotidien des apprentis, de gérer le secrétariat du service (préparation et suivi des dossiers administratifs, saisie et mise en forme de documents, classement et archivage, mise à jour des ressources documentaires) et d'assurer la logistique des réunions.
En parallèle, vous serez amené à suivre la mise en œuvre des projets tout en apportant un appui à la gestion des logiciels de type Yparéo.
Par ailleurs, vous serez chargé de mettre en place un système d'alerte et/ou de veille et d'assurer le reporting de l'activité.
Enfin, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM). Pour cela, vous serez amené à respecter les procédures qualité du service et relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Si vous êtes intéressé par notre offre et que vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à déposer votre candidature, nous serons ravis de vous compter dans notre équipe.
Profil recherché
Titulaire d’un diplôme de niveau Baccalauréat ou plus, vous disposez d’une expérience professionnelle d'au moins 2 ans, de préférence dans un établissement scolaire accueillant du public.
Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion.
Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation
Compétences attendues
Compétences relationnelles
Savoir s'organiser
Compétences rédactionnelles
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle.
Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le GIP ViaPro, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP ViaPro recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP ViaPro compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Descriptif du service
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Chargée de développement pédagogique, l’assistant(e) administratif(ve) travaillera sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’UFA.
La personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat administratif et de contribuer au bon déroulement des activités du service ou de l’établissement.
Elle sera en relation étroite avec l’équipe de l’UFA, les coordonnateurs pédagogiques, les développeurs de l’apprentissage, les services rectoraux et les services du GIP ViaPro.
À propos de l'offre
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Il s'agit d'un contrat à 50%.
En tant qu’agent du GIP ViaPro, vous bénéficiez
- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
Il s'agit d'un contrat à 50%, allant du 1/12/25 au 19/12/25.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Assistante / Assistant de direction
